Les condicions d’emmagatzematge dels contractes celebrats per l’empresa no estan regulades per les normes i normes de la indústria, de manera que sovint es planteja la manera d’evitar la seva pèrdua i organitzar l’emmagatzematge i la comptabilitat correctes. La solució més raonable per a aquesta qüestió seria l'emissió d'un acte corporatiu d'una empresa concreta, que estipularà el procediment per a la preparació, conclusió i emmagatzematge d'aquests documents.
Instruccions
Pas 1
Si la vostra empresa treballa molt amb organitzacions de tercers i el nombre de contractes celebrats és important, és lògic confiar el seu emmagatzematge a l’oficina o al departament d’oficines. Això és molt convenient, ja que és a l’oficina on es registren tots els documents signats pel cap i enviats pels contractistes. Després del registre del contracte executat, els empleats de l'oficina han de fer el nombre de còpies requerit i distribuir-los als executors responsables i conservar els originals dels documents en un lloc especialment designat.
Pas 2
Si la vostra empresa és petita i no teniu cap departament administratiu, ni un empleat responsable, els contractes importants, però rarament utilitzats, per exemple, per al lloguer o la compra de béns immobles, és lògic mantenir-lo al departament legal. els documents constitutius i legals de l’empresa. El departament de comptabilitat, que en fa càlculs, hauria de proporcionar còpies d’aquests contractes. Al mateix lloc, al departament de comptabilitat, botiga i contractes de subministrament, serveis i realització de treballs com un dels tipus de documentació comptable principal, que requereix el control de les liquidacions, els terminis de pagament o els pagaments periòdics constants (factures de serveis públics, comunicacions).
Pas 3
En qualsevol cas, tots els contractes han de tenir el seu propi registre intern i a cadascun d’ells se li ha d’assignar un número pel qual s’inscriurà al registre electrònic de contractes. Aquest registre es pot fer en fulls de càlcul d'Excel. A més del diari electrònic, és necessari portar un registre en paper de l’emissió d’aquests acords, que reflecteixi quan i a qui dels executors responsables es va lliurar l’original de l’acord. Aquest diari ha de contenir camps per a la signatura del marmessor responsable, confirmant el fet de rebre i lliurar el contracte per a la seva custòdia.
Pas 4
Descriviu el procediment per treballar amb contractes al Reglament sobre el procediment de preparació, celebració i emmagatzematge de contractes i aprovat pel cap de l'empresa.
