La documentació empresarial s’ha de mantenir en ordre. Per facilitar la cerca del contracte necessari per al subministrament de mercaderies entre altres papers comercials, val la pena crear-ne una prestatgeria o carpeta. Però no només. Els contractes també han de ser racionalitzats.
Instruccions
Pas 1
Recolliu tots els contractes que vulgueu endreçar i avalueu-los. Presteu atenció a la freqüència amb què es conclouen i amb quins socis. Això us ajudarà a triar com classificar els documents.
Pas 2
Si hi ha molts socis, el mètode per demanar contractes abans de la data de la seva celebració és més adequat. En el cas que, durant un llarg període, es concloguin contractes amb les mateixes empreses, es poden agrupar en una categoria separada (carpeta) per contraparts. I, en alguns casos, n’hi ha prou amb concertar els contractes en ordre alfabètic amb els noms de les empreses associades.
Pas 3
Sigui quin sigui el mètode que trieu, tingueu en compte que les carpetes voluminoses són molt incòmodes d'utilitzar. Reviseu els contractes i elimineu els que han caducat de la pila general. Creeu-los una carpeta independent. Sovint, aquests contractes només s’aborden de tant en tant; no són necessaris en el treball quotidià.
Pas 4
Quan organitzeu contractes per ordre cronològic, seguiu els principis generals de manteniment i emmagatzematge de registres. En aquelles carpetes que s’utilitzen sovint, es troben a la part superior els contractes celebrats recentment. A continuació es mostren documents amb una data de creació anterior. Per contra, quan s’arxiva a l’arxiu, el primer hauria d’estar a la part superior i el contracte celebrat més recent hauria d’estar a sota.
Pas 5
Utilitzeu marcadors, etiquetes, adreces d'interès i altres articles de papereria per separar visualment una categoria de l'altra. Assegureu-vos que aquests delimitadors siguin ben visibles a la carpeta. Això facilitarà enormement la cerca dels documents necessaris.
Pas 6
Després de disposar de forma adequada tots els contractes de subministrament de béns, assegureu-vos d’elaborar un registre de documents. Poseu-lo a la portada o poseu-lo en una carpeta a sobre de tots els contractes. Deixeu línies en blanc al registre. Quan invertiu un nou contracte, introduïu-ne informació al registre.
