La comptabilitat de les mercaderies es pot dividir formalment en tres etapes: recepció, transferència a emmagatzematge i venda. Un cop rebuda per part del venedor, d’acord amb la llei, la mercaderia ha d’anar acompanyada de documents com ara cartes de port, lletres, factures, etc. Si no es van proporcionar tots els documents durant el lliurament, la mercaderia s’elabora en virtut d’un acord de comissió i s’emet un certificat d’acceptació.
Instruccions
Pas 1
Escriviu un poder legal a un empleat de l’organització que acceptarà les mercaderies rebudes en virtut d’un contracte de ferro o per via aèria. Ha de comparèixer al lloc de recepció de la mercaderia amb passaport. En acceptar la mercaderia a l’estació o per altres mitjans de transport, el representant ha de comprovar l’estat del lloc de transport (vagó o contenidor) en què es va lliurar la mercaderia en presència dels representants del transportista. Després d’això, accepta la mercaderia d’acord amb la carta de port, de la qual queda una còpia al venedor, i l’altre us l’ha de lliurar com a comprador.
Pas 2
Un cop rebuda la mercaderia al magatzem, s’haurà de presentar al departament de comptabilitat una còpia de la factura i dels documents adjunts.
Pas 3
Si la quantitat de la mercaderia o la seva qualitat no es corresponen amb els documents presentats, escriviu un acte en què s'hagi de posar la signatura de l'empleat que rep la mercaderia i del representant del proveïdor.
Pas 4
Després de rebre la mercaderia, anoteu el número i la data dels documents adjunts al llibre (diari) de comptabilitat dels poders.
Pas 5
Escriviu un rebut que registri el rebut de la mercaderia al magatzem. Si pagueu l'IVA, la transacció ha de contenir un document com una factura. Anoteu el rebut al llibre de compra.
Pas 6
En vendre un producte, escriviu una factura en quatre exemplars: els dos primers us queden (per comptabilitat i comptabilitat al magatzem), els altres dos es passen al comprador (per comptabilitzar i enviar-los al magatzem del comprador).
Pas 7
A la carta de port, si pagueu l'IVA, assegureu-vos d'emetre una factura per triplicat. Deixeu una còpia i doneu-ne les altres dues al comprador. Les factures s’han de desar i publicar al llibre major de vendes.
Pas 8
Si no hi ha cap quantitat de mercaderia necessària al magatzem en el moment de la transacció, escriviu una factura amb la quantitat de mercaderies realment alliberada. El comprador o el seu representant ha de signar el rebut de la mercaderia a la lletra. Comprova la disponibilitat de mercaderies, documents, certificats de qualitat, etc. Després, la persona financerament responsable lliura la mercaderia al territori del magatzem de la seva organització i la lliura al magatzemista.
Pas 9
Si pagueu l'IVA, calculeu sobre la base del llibre de compres i del llibre de vendes l'import de l'impost sobre el valor afegit a pagar al pressupost.
Pas 10
Informeu a les autoritats reguladores sobre la base dels documents rebuts i emesos durant el procés de negociació.
