L’inventari és el procés de recompte de la mercaderia disponible al magatzem o al magatzem i conciliació de les dades reals i comptables sobre disponibilitat. Normalment es realitza cada sis mesos, però almenys s’ha de fer un control aleatori de manera constant, de manera que no es revelin moltes incoherències durant el proper balanç.
Instruccions
Pas 1
En una gran botiga, el procés d’inventari comença amb el disseny de la botiga. Normalment, les mercaderies dels prestatges s’organitzen segons grups temàtics, de manera que cal dibuixar aquest esquema de distribució o escriure els punts que grups de mercaderies teniu. Davant de cadascun d’ells, poseu la data d’inventari, perquè és impossible fer un inventari en un dia. Normalment, els supermercats de mida mitjana passen fins a un mes en aquest procediment.
Pas 2
Indiqueu als empleats autoritzats que comptin la mercaderia segons el termini establert. El producte ha d’estar preparat prèviament per a aquest procés. Feu que les persones responsables passin i l’organitzin, de manera que serà fàcil comptar cada unitat del producte. Anoteu els resultats del recompte de cada article al full d’inventari.
Pas 3
La conciliació es pot fer a primera hora del matí per no interferir amb la feina del departament. Tanmateix, de vegades les grans botigues tanquen el departament durant un temps, ja que és millor fer un balanç en un ambient tranquil.
Pas 4
La següent etapa de l'inventari és l'anàlisi de la informació rebuda. Per descomptat, és molt desitjable fer un inventari informatitzat de béns. En aquest cas, introduïu tots els números reals al programa, que els compara amb les credencials, les registrades a l'ordinador. La diferència es mostra en forma de document "Full de classificació", que reflecteix tots els excedents i escassetat. Sovint a les botigues fan servir 1C "Trade Management", però les aplicacions "Supermag 2000" i "S-Market" tenen grans capacitats.
Pas 5
Després d’analitzar el full de classificació, elaboreu els documents d’ingressos i despeses. Escriviu allò que pràcticament no existeix i empleneu l’excedent de les vostres credencials. Segons la llei, les grans mancances poden estar obligades a compensar els empleats amb responsabilitats financeres. Les petites diferències s’acostumen a atribuir a robatoris o errors comptables.
Pas 6
En funció dels resultats de la conciliació, s’elabora una “Llei d’inventari” sobre la base de la declaració de classificació, que ha de signar les persones que han realitzat l’inventari i s’ha d’aprovar el cap de l’empresa.
Pas 7
En botigues petites, podeu fer un seguiment manual de les mercaderies, però és millor utilitzar almenys Excel per a això. En cas contrari, l'esquema general de conciliació és el mateix que el descrit anteriorment.
