Quan realitzeu un inventari complet del magatzem, us haureu de guiar per un pla predefinit que impliqui la implementació d’aquest esdeveniment un cop al trimestre, cada sis mesos o anualment. La base de l'inventari és el contracte o la iniciativa del propietari. Abans de començar l'inventari, s'ha de dur a terme un conjunt de mesures preparatòries.
Instruccions
Pas 1
Conciliar sistemes de comptabilitat de magatzems i propietaris.
Pas 2
Organitzeu la col·locació d’elements per proporcionar accés a la identificació i al recompte.
Pas 3
Les mercaderies pertanyents a diferents zones comptables s’han de separar geogràficament (mercaderies del magatzem principal; mercaderies preparades per a la reparació; rebutjos, etc.).
Pas 4
Ressalteu les zones de mal càlcul al magatzem i numereu-les. Marqueu els punts extrems de les zones per excloure la seva intersecció.
Pas 5
Netejar la zona del magatzem.
Pas 6
Consulteu tots els documents sobre el moviment de mercaderies com a màxim a l'hora establerta.
Pas 7
Preparar i emetre una comanda (ordre) sobre l'organització i la realització de l'inventari al magatzem.
Pas 8
Prepareu i imprimiu dades sobre els saldos del sistema comptable, emplenant-los en forma d’extracte. A la declaració, indiqueu l’hora i la data de la seva preparació, l’article, el nom del producte, el model o el tipus, el nombre de productes defectuosos i la ubicació d’emmagatzematge. Les persones responsables signen la resta de la mercaderia.
Pas 9
Assegureu la finalització del moviment de mercaderies al magatzem durant l’inventari complet, a partir del temps especificat a la comanda.
Pas 10
Assigneu el personal que es recomptarà dividint-lo en dos torns i equips d'inventari. Al grup d’inventari hi hauria d’haver dues persones: una realitza la identificació i el càlcul de la mercaderia i la segona emplena l’inventari. Assigneu el control sobre les accions dels torns a un empleat especial, dotant-lo dels poders adequats.
Pas 11
Distribuïu les zones d’inventari en grups d’inventari per garantir un recompte complet a totes les àrees del magatzem. Creeu una llista d’inventari independent per a cada zona. La superfície d’inventari només es calcula per un grup d’inventari.
Pas 12
El grup d'inventari proporciona un inventari en una sola còpia en funció dels resultats del càlcul erroni. L’inventari està signat per tots els membres del grup i lliurat a la persona responsable. La persona responsable elabora un registre d’inventaris amb indicació del moment de la seva presentació i de les persones que van fer l’inventari.
