La correspondència empresarial és una part integral del flux de treball. Cal redactar missatges perquè, en cas de publicació, no hagi de ruboritzar-se per una síl·laba lliure i errors. La carta als socis comercials ha de contenir una felicitació, s’ha d’escriure al punt i finalitzar amb una signatura detallada.
Instruccions
Pas 1
Si no sabeu quan el destinatari llegirà la carta, escriviu la salutació "Hola" o "Bon dia".
Pas 2
Trieu un tipus de lletra estàndard i lletres negres. Les paraules multicolors no són fàcils de llegir, distreuen l'atenció i no permeten copsar l'essència del text. Si voleu ressaltar una frase, escriviu: "Us crido l'atenció que …"
Pas 3
Consulteu la persona per nom i la superior, per nom i patronímic. Abans de contactar, escriviu "Benvolgut …" La correspondència empresarial pot arribar a la taula al director, de manera que és millor evitar expressions diminutes i col·loquials.
Pas 4
Quan us adreceu a la vostra parella, escriviu les paraules "tu", "tu", "el teu" amb majúscula. Si la carta va dirigida a diverses persones, utilitzeu minúscules.
Pas 5
El text posterior s’ha d’escriure correctament, en frases senzilles, sense l’ús de paraules que potser no siguin conegudes per la parella. Si el text conté termes tècnics o expressions estrangeres, assegureu-vos de desxifrar-los.
Pas 6
Comenceu la vostra carta amb una declaració de l’essència del problema i, a continuació, feu preguntes d’interès.
Pas 7
Intenteu encaixar en un full A4 1/3 en un tipus 12. Els missatges voluminosos són difícils de percebre, no es llegeixen fins al final o s’ometen frases senceres. Si necessiteu comunicar molt, dividiu la informació en diverses lletres o adjunteu un fitxer amb una descripció detallada. Si la informació és important per al destinatari, obrirà definitivament el fitxer adjunt.
Pas 8
Al final de la carta comercial, escriviu "Atentament, nom i cognoms". Si la correspondència és per correu electrònic, escriviu una signatura que acompanyarà tots els missatges. Indiqueu la informació següent: - cognom, nom, si cal - patronímic; - càrrec; - nom de l’organització; - adreça; - número de telèfon - treball i mòbil; per l’estil corporatiu.
