La correspondència empresarial requereix delicadesa, especialment quan es tracta de cartes al proveïdor, perquè el motiu del recurs pot ser l'incompliment de les obligacions no només per part seva, sinó també per part de la vostra organització.
Instruccions
Pas 1
Si és la primera vegada que contacteu amb un proveïdor amb la intenció d’encarregar-li mercaderies, utilitzeu el formulari de reclamació d’enviament estàndard de l’organització. Si aquesta declaració no es publica electrònicament al lloc web de l'organització, escriviu una carta de forma gratuïta.
Pas 2
En el cas de demanar diversos tipus de productes en diferents quantitats, feu la comanda en forma de taula indicant el nom, l'article, el color del producte, si cal. Anoteu les obligacions de pagament de la mercaderia encarregada, proporcioneu al proveïdor les dades de la vostra organització; en funció d’aquestes dades, el proveïdor elaborarà un contracte. Al final de la carta, expresseu les vostres esperances per a una nova cooperació mútuament beneficiosa.
Pas 3
Si la vostra carta al proveïdor es refereix al seu compliment indegut de les seves obligacions contractuals, al lliurament tardà de mercaderies o de productes de mala qualitat, grau o tipus, utilitzeu les frases "Us informem amb aquesta carta …", "Us informem… ". Indiqueu clarament el motiu pel qual no podeu acceptar l'article enviat. Consulteu el contracte o la sol·licitud de contracte, que indica quantes unitats i quin tipus de mercaderies us hauria d’haver enviat el proveïdor. En aquest cas, serà més fàcil per al proveïdor corregir el seu error.
Pas 4
Si la vostra carta fa referència a la impossibilitat de pagar la mercaderia en el termini establert pel contracte, notifiqueu-ho al proveïdor en el formulari oficial més suau, però al mateix temps. Utilitzeu les frases "Ens disculpem pel retard en el pagament …", "A causa de les circumstàncies actuals, no podem pagar les factures abans …".
Pas 5
Informeu exactament a la contrapart quan teniu intenció de pagar-li el deute i que la vostra organització garantirà que compleixi aquesta obligació. Al final de la carta, expresseu la vostra esperança que aquest episodi no afecti la vostra associació a llarg termini.
