No es pot escriure un document legal oficial com una carta de renúncia sense un coneixement especial en el camp de la jurisprudència i la normalització. És bastant difícil escriure una carta d’exempció si no coneixeu les regles bàsiques d’ètica empresarial i treball d’oficina. Si l’heu d’escriure, heu de parar atenció als motius de la negativa i a la seva presentació. Per tant, els motius de la negativa han de correspondre a la realitat i a l’estat real de les coses. Es presta especial atenció a l’argumentació de la carta. Com a regla general, hauria de ser de baix a dalt: els arguments s’han de presentar de menys potents a més poderosos.
És necessari
Formulari de carta, llista d’arguments, construcció de cartes competents, tinença de registre
Instruccions
Pas 1
La primera és escollir una estratègia per escriure una carta de rebuig. Tot l’estil d’escriptura en dependrà en gran mesura. No ha de presentar opcions extremes: apologètiques o agressives. Totes dues opcions estan perdent. Creen reticències a continuar la comunicació a causa de la incompetència de l’emissor.
Pas 2
No heu d’iniciar una carta amb disculpes ni amb una llista de motius per a la negativa. Una manera de començar és enumerar els motius o les regulacions per les quals renunciareu.
Pas 3
Cal tenir en compte els arguments. No només depèn la composició de la part informativa. Tots els arguments han de ser reals. Millor repetir el mateix dues vegades amb paraules diferents. No utilitzeu vocabulari avaluatiu. Sembla tendenciosa.
Pas 4
Val la pena citar cites i fragments de documents oficials. Això donarà l'estatus de validesa i restricció a la carta de rebuig.
Pas 5
Cal confirmar tots els fets anteriors. Si cal dir alguna cosa imparcial, val la pena recórrer al vel o a alguna substitució de conceptes. Qualsevol formulari s’ha de certificar mitjançant la signatura del director de l’empresa i del departament.
