Si l’empresa envia un treballador a un viatge de negocis, al seu retorn està obligada a reemborsar els costos associats al viatge de negocis. Aquesta norma es regeix per l’article 168.1 del Codi del Treball de la Federació Russa. Per comptabilitzar aquestes transaccions, s’elabora un informe anticipat i el reemborsament es fa amb fons comptables.
Instruccions
Pas 1
Informeu dels fons a un empleat que faci un viatge de negocis. Aquest import el determina l’ordre de viatge de negocis i es calcula d’acord amb les normes establertes per la llei. Formeu una ordre de sortida d’efectiu per l’import especificat i marqueu la finalitat dels fons. Reflecteix en la comptabilitat l’emissió d’efectiu al compte de crèdit 50 "Caixer" en correspondència amb el compte 71 "Liquidacions amb persones responsables".
Pas 2
Demaneu a l’empleat que empleni un informe anticipat del formulari unificat AO-1, en el qual haurà de reflectir totes les despeses ocasionades durant un viatge de negocis relacionades amb el seu propòsit immediat i documentades. Dit d’una altra manera, si l’empleat utilitzava el transport públic, ha de demanar un bitllet al conductor i, si ha comprat menjar, demana un rebut. En absència d’aquests documents, el responsable no té dret a exigir el reemborsament de les despeses pels costos ocasionats.
Pas 3
Calculeu la quantitat que ha gastat l’empleat en un viatge de negocis. Totes les despeses s’han de reflectir al crèdit del compte 71 en correspondència amb el compte, que caracteritza la finalitat de les despeses. Per exemple, si es van comprar béns per a les necessitats de l'empresa, s'utilitza el compte 41 "Béns"; si es van fer despeses d’hostaleria o despeses de menjar i allotjament, aleshores compte 26 "Despeses generals".
Pas 4
Reemborsar les despeses si superen l'import d'informe emès. Per fer-ho, escriviu l’ordre de sortida de caixa corresponent i obriu un registre al departament de comptabilitat per l’import especificat: crèdit 50 - dèbit 71. Val a dir que el reemborsament de les despeses en aquest cas no s’aplica a la remuneració del treball realitzat, per tant, no aporta beneficis econòmics a l’empleat i no està gravat.
