D'acord amb l'article 166 del Codi del Treball de la Federació Russa, un viatge de negocis és el viatge d'un empleat en nom d'una organització per tal de realitzar tasques oficials. I sobre la base del mateix article, l’empresa ha d’indemnitzar l’empleat per totes les despeses relacionades amb el viatge: despeses de transport, allotjament a l’hotel i altres.
Instruccions
Pas 1
Abans d’un viatge de negocis, empleneu una tasca de servei segons el formulari núm. 10-a (aprovat pel decret del Comitè Estadístic Estatal de Rússia de data 05.01.04, núm. 1) amb una declaració detallada del propòsit del negoci viatge. El document l’ha de signar el cap de l’organització.
Pas 2
Per permetre que l'organització tingui en compte les despeses de viatge, emetre una ordre de viatge que confirmi la feina i la durada del viatge. Familiaritzeu l’empleat amb l’ordre contra recepció.
Pas 3
Emetre un certificat de viatge a l’empleat. Ha d’incloure les dates següents: sortida de la vostra empresa, arribada a la destinació, sortida de la destinació i arribada a casa. Aquests registres s’han de certificar mitjançant la signatura i el segell de l’empresa corresponent, la vostra o la que anava a l’empleat. Gràcies a aquest document, podeu veure el nombre exacte de dies de viatge i calcular correctament els pagaments diaris.
Pas 4
En arribar, l’empleat ha d’escriure un informe sobre la realització de totes les tasques. A més, l’empleat està obligat a presentar al departament de comptabilitat un informe anticipat en el formulari núm. AO-1 (el formulari es va aprovar mitjançant el decret del Comitè Estadístic Estatal de Rússia de data 05.01.04 núm. 1). A l’informe s’adjunten els bitllets de viatge, el comprovant del pagament de l’hotel, el certificat de viatge, les factures amb marca de pagament i els rebuts que confirmen les despeses durant el viatge.
Pas 5
Si un empleat fa un viatge de negocis a l'estranger, no cal emetre un certificat de viatge de negocis. Però cal fer una comanda de viatge de negocis. Per confirmar el seu viatge de negocis, traieu una còpia del passaport de les pàgines on estan segellades les dates del pas fronterer.
Pas 6
Si durant un viatge de negocis hi ha un dia lliure o festiu, adjunteu una còpia del reglament intern de l’empresa, que indica el mode de funcionament de l’organització en dies inhàbils (el requisit s’estableix per carta del Servei Tributari Federal de Rússia per a Moscou del 16.08.2006 núm. 20-12 / 72393) … Tingueu en compte que si l’horari laboral de l’empresa no contempla la feina els caps de setmana i festius, l’empleat per a un dia d’aquest tipus en un viatge de negocis paga una tarifa diària doble o se li dóna un dia lliure (a elecció de l’empleat).
