En el procés de realització d’activitats, els caps d’organitzacions realitzen liquidacions a través de la caixa. Al mateix temps, han d’observar la disciplina en efectiu, que està regulada pel Banc Central de la Federació Russa. El concepte de "transaccions en efectiu" inclou la recepció de fons, l'emmagatzematge i la despesa. Tots aquests moviments s’han de formalitzar d’acord amb la legislació russa.
Normes per treballar amb la caixa de l’organització
Com a regla general, el caixer ha de treballar amb el caixer. És amb ell que el cap de l’organització conclou un acord sobre la total responsabilitat. Si no hi ha cap empleat al personal, tant un comptable com el cap de l'organització poden ser nomenats per al seu càrrec.
Cada any, una persona jurídica ha d’acordar amb el banc el límit del saldo en efectiu al final de la jornada laboral. És a dir, l’efectiu s’ha de conservar a la caixa només en l’import indicat al càlcul. Podeu agafar aquest formulari a la vostra institució financera, omplir-lo i enviar-lo abans del nou any natural. Si no ho feu, no teniu dret a guardar els fons a la caixa de l’organització.
Recepció de fons al caixer
Els diners poden arribar al caixer de diverses fonts, per exemple, del compte de liquidació de l’organització, de contraparts, de fundadors, de persones responsables, etc. En qualsevol cas, heu de documentar el rebut de diners en documents, per a això utilitzeu l’ordre de rebut d’efectiu (model No. KO-1). Cal elaborar un document en una sola còpia. Heu de lliurar la part de desgast, signada pel caixer i el comptable en cap, a la persona que ha ingressat els diners.
L'ordre de rebut es presenta a l'informe del caixer i es registra al llibre de caixa (formulari núm. OK-3).
En comptabilitat, heu de fer les entrades següents:
- D50 K51: es van rebre fons a la caixa des del compte corrent de l'organització;
- D50 K62: es van rebre fons de les contraparts al caixer;
- D50 K71: es van rebre fons del responsable al caixer;
- D50 K75: es van rebre fons a la caixa del fundador
- D50 K90.1: es van rebre fons al caixer com a resultat de la venda.
Emissió de fons a la caixa
Tots els moviments d’efectiu també s’han de documentar i reflectir als registres comptables. Per fer-ho, utilitzeu una comanda en efectiu de despeses (formulari núm. OK-2). Els fons es poden utilitzar per pagar salaris, emetre quantitats d’enviament, ingressar fons en un compte corrent, etc. El document de despeses completat s’ha de registrar al llibre de caixa registradora i presentar-lo a l’informe de caixa.
A la comptabilitat d’efectiu, feu les entrades següents:
- D70 K50: es pagaven els sous als empleats de l'organització;
- D71 K50: s'han emès fons per enviar;
- D60 K50: es van emetre fons al proveïdor per a la mercaderia.
Si l'organització disposa de diverses caixes registradores, per exemple, en el cas de diverses divisions, l'empresa ha de tenir un caixer en cap. És ell qui emplena el llibre de comptabilitat dels efectius rebuts i emesos pel caixer (formulari núm. OK-5). Totes les transaccions realitzades amb la participació de la caixa hauran de reflectir-se al caixer automàtic (model No. KO-4). Al final del període d'informes, el llibre està cosit, numerat i segellat amb els segells de l'organització i la signatura del cap i comptable en cap.
Persona responsable
La persona responsable és la persona a qui es van emetre els fons des de la caixa. Aquesta persona només pot ser empleat de l’empresa. Ha de donar compte de la quantitat rebuda.
Hi ha els requisits següents per a l'emissió de fons responsables:
- el responsable haurà d'informar de l'import rebut dins dels tres dies posteriors al final del termini especificat a la butlleta de despeses o en l'ordre del gestor sobre l'emissió de fons;
- Ha de presentar documents que confirmen la despesa en efectiu (xecs, rebuts, factures, etc.). Si no es gasten tots els fons, el responsable haurà de retornar-los;
- està prohibit transferir fons responsables a un empleat d’un altre.
En retornar els documents justificatius, el responsable haurà de saber que els ingressos, xecs, factures s’han d’emplenar correctament i que els costos s’han de justificar econòmicament.
