Una oficina privada o una organització governamental, davant la necessitat de traslladar-se, es veu obligada a resoldre problemes relacionats amb el moviment d’una gran quantitat de mobles, equips i tecnologia acumulats durant l’operació. És imprescindible que tots els articles es moguin perfectament sense danys. Per tant, és necessari organitzar adequadament el trasllat d’oficines.
El trasllat d’oficines trigarà una estona, així que feu-ho amb suficient antelació i assigneu-hi aproximadament un mes per a tota la preparació. A quins punts s’ha de prestar especial atenció?
✔ Si l’empresa és força gran i compta amb una plantilla nombrosa, és recomanable preparar per endavant un pla de gestió per a un esdeveniment tan responsable. Cal identificar les tasques prioritàries, determinar el pressupost, designar empleats responsables per a tots els punts i, el més important, designar un coordinador per a tot el procés de trasllat. És ell qui prendrà el control de les tasques principals i secundàries. Assegureu-vos de notificar als clients que teniu previst traslladar-vos a una nova oficina.
✔ El següent pas és signar un acord amb l'empresa de mudances que trieu. A més de les operacions de càrrega i descàrrega i transport de béns fins al punt de destinació, es poden afegir clàusules addicionals al contracte. Per exemple, desmuntatge i muntatge de mobles, col·locació en una nova habitació, connexió de serveis públics i equips fixos, neteja de locals després del trasllat.
✔ Feu una llista completa de la propietat que participa en la mudança. Definitivament, caldrà atraure professionals d’una empresa de transport i ajudarà a evitar confusions quan es mogui una oficina pel seu compte. Desfeu-vos de tots els béns innecessaris: ven-los, emmagatzemeu-los o llenceu-los. No cal perdre diners ni temps en el transport de coses innecessàries.
✔ Prepareu documentació que reflecteixi el pla dels vostres futurs locals, la ubicació dels llocs de treball dels empleats en un lloc nou, on s’instal·laran mobles i ordinadors a la nova oficina. Això us estalviarà molt de temps.
✔ Podeu comprar tot el material d’embalatge i cartrons necessaris a la pròpia empresa naviliera. Empaqueu tots els objectes personals en caixes. Assegureu-vos de marcar-los amb adhesius. És recomanable que els empleats emetin una nota-instrucció sobre com fer-ho correctament.
✔ Desconnecteu els ordinadors i altres equips de la font d'alimentació. Només ho fa un especialista: un administrador del sistema.
✔ Feu llistes de totes les persones que participen en el trasllat. Prepareu els passis per endavant per a tothom, si n’hi ha necessitat. Enumereu tots els vehicles implicats en el trasllat de l’oficina. Assegureu-vos el pas lliure al lloc de càrrega / descàrrega.
Traslladar l’oficina de l’empresa és un fet força greu. Però, com podeu veure, amb un enfocament i una organització adequats, es poden minimitzar tots els costos. Per fer-ho, n’hi ha prou amb planificar correctament el procés i es minimitzaran les molèsties associades al trasllat, tant per als empleats com per als clients de l’empresa.
