El flux de documents a la comptabilitat és la preparació o recepció de documents comptables principals, el seu moviment ordenat per divisions, l’acceptació a la comptabilitat, el processament obligatori i la posterior transferència a l’arxiu. A les organitzacions, el moviment de documents ve determinat pel calendari de flux de documents.
Per a tots els documents principals de comptabilitat, hi ha diverses etapes del flux de treball. El primer i principal és l'elaboració d'un document comptable immediatament en el moment d'una transacció comercial o immediatament després de la seva finalització. El registre del funcionament de l’activitat econòmica es fa d’acord amb els requisits establerts. Tots els funcionaris que van crear i signar els documents primaris són responsables de la precisió de la informació continguda en aquests documents.
La segona etapa és la transferència de documents comptables primaris completats al departament de comptabilitat. El comptable està obligat a comprovar-ne el contingut, l'exhaustivitat i la correcció en elaborar i, a continuació, realitzar una comprovació aritmètica. A més, es processen els documents comptables principals. Al mateix temps, els indicadors naturals es converteixen en mesures monetàries. Aquest procés s’anomena imposició o fixació de preus.
A continuació, els documents es seleccionen en funció del seu contingut econòmic (per exemple, nòmines, rebuts i despeses de productes acabats, etc.) i la cessió de comptes. En aquesta etapa, indiquen la correspondència dels comptes comptables d’aquesta transacció comercial. A més, el document comptable principal i la informació que conté sobre la transacció comercial s’inscriuen al registre comptable. Després, els documents s’han d’enviar a l’arxiu per emmagatzemar-los.
És responsabilitat del comptable en cap elaborar horaris i esquemes de flux de treball en funció de les particularitats de les activitats econòmiques de l’organització. L'horari ha de ser aprovat pel cap de l'organització. No hi ha cap formulari unificat per a aquest document. Tot i això, hi ha els punts principals que s’han de tenir en compte a l’hora de compilar-lo: la planificació del flux de treball hauria de reflectir el nombre òptim de departaments per aprovar cada document primari i determinar el mínim de la seva presència a cada departament.
Aquest acte normatiu local s’elabora en forma d’esquema o de llista de documents comptables principals que han de presentar les divisions. És imprescindible indicar els intèrprets; reflecteix quins documents han d’intercanviar les divisions i en quin termini. Un flux de treball organitzat de manera eficient garanteix l'execució oportuna dels estats financers.
Els empleats de l’organització estan obligats a complir els terminis establerts per al flux de documents. El comptable en cap supervisa el compliment del calendari.
