Cap organització pot dur a terme el seu treball sense cap document comptable. Regulen les transaccions comercials, la comptabilitat i altres operacions. Aquesta documentació difereix pel propòsit (exculpatori, acompanyant i altres), pel contingut (monetari, liquidació), per l'ordre d'emplenament (manual i automatitzat). Quines són les regles per elaborar documents comptables?
Instruccions
Pas 1
Recordeu que els documents comptables els elaboren per escrit el comptable en cap o el cap de l’organització.
Pas 2
Elaboreu documents comptables al capçal de l’empresa, és a dir, tots els detalls de l’organització han de figurar en el formulari. Assegureu-vos d’incloure el nom del document, per exemple, un extracte comptable.
Pas 3
També heu de descriure la finalitat i el propòsit del document comptable, per exemple, per aclarir els càlculs fiscals. Assegureu-vos d’indicar els funcionaris responsables del contingut del document, mentre que a continuació han de posar les seves signatures. Per descomptat, com qualsevol altre document, els formularis comptables han de contenir la data de compilació.
Pas 4
Algunes empreses registren documents comptables, per la qual cosa és aconsellable assignar un número de sèrie a cadascuna d'elles i després registrar-se en un diari especial. Els documents comptables es conserven durant un any com a mínim, com ara els horaris de vacances. Després es poden eliminar.
Pas 5
Els documents primaris, que són un dels tipus de documentació comptable, s’han d’elaborar el dia de la transacció comercial o, en casos extrems, després d’aquesta.
Pas 6
El contingut d’aquests documents ha de ser clar, entenedor i sense taques. Si tanmateix heu comès un error, en cap cas no el cobreix amb un llapis corrector, només heu de ratllar-lo amb una línia i escriure les dades especificades a la part superior. A continuació, signeu i escriviu "Corregit (posició, cognom i inicials)".
Pas 7
Empleneu els documents comptables només amb bolígraf o tinta, en cap cas utilitzeu bolígrafs de gel, així com colors com el vermell, el verd, el groc i altres. Només s’admeten pastes blaves, negres i morades.
