Una part significativa del flux de treball de la companyia es compon de documents comptables, que són portadors materials d'informació sobre les activitats econòmiques d'una organització comercial. La qualitat de la comptabilitat en una empresa depèn de la correcció i actualitat de l’elaboració de documents comptables.
Instruccions
Pas 1
El comptable en cap de l’empresa s’ocupa de documents comptables i fiscals. Els principals documents comptables inclouen documents primaris, registres comptables i formularis d'informes.
Pas 2
En una organització comercial, s’ha de crear un sistema de comptabilitat principal segons el qual totes les transaccions relacionades amb les activitats econòmiques de l’organització han de ser confirmades per documents primaris. Els documents principals inclouen factures, actes de treball realitzats, certificats comptables, ordres de caixa, actes de cancel·lació i acceptació-transferència i altres documents similars que registren el fet d’activitat econòmica o justifiquen el dret a realitzar una transacció comercial. Es permet tenir en compte els documents primaris si s’elaboren correctament en una forma determinada i contenen les dades necessàries.
Pas 3
Els registres comptables són elements separats del sistema comptable de l'empresa, que serveixen per acumular i sistematitzar la informació dels documents principals. Els registres comptables inclouen un diari de comandes, un llibre de caixa, un llibre major i diversos fulls comptables. Els formularis de registres comptables són aprovats pel cap de l'empresa. Des de l’1 de gener de 2013, la informació continguda als registres comptables ja no es classifica com a secret comercial. Aquests canvis legislatius es van introduir per fer el sistema comptable obert i transparent.
Pas 4
A partir de les dades comptables de determinades formes, s’elaboren estats financers. L’informe de l’empresa és l’etapa final de totes les tasques comptables del departament de comptabilitat. La composició de la memòria anual inclou: balanç de situació, estat dels resultats financers, estat dels canvis en el patrimoni net, estat dels fluxos d’efectiu, estat de l’ús previst dels fons i explicacions a l’estat dels resultats financers. Els estats financers registren la propietat i la posició financera de l’empresa i reflecteixen els resultats de les seves activitats econòmiques durant un període determinat. Les dades d'informes es poden utilitzar per analitzar la situació financera i avaluar l'eficiència de l'empresa. A partir dels estats financers, es realitza una planificació addicional de les activitats de la companyia
Pas 5
Els documents comptables estan subjectes a l’emmagatzematge d’arxius. El període d'emmagatzematge dels documents comptables depèn del seu tipus. Els documents principals i els registres comptables s’han de conservar durant almenys cinc anys i els estats financers anuals fan referència a documents d’emmagatzematge permanent d’arxius.
