La majoria de les organitzacions es veuen obligades a recórrer als serveis de col·leccionistes. Un coneixement clar del procediment de cobrament no només pot estalviar temps, sinó també estalviar-se del frau i de la pèrdua de grans quantitats de diners.
Les regles de cobrament d’efectiu es detallen al capítol 9, secció 3 del Reglament del Banc de Rússia de 24 d’abril de 2008 N 318-P “Sobre el procediment per realitzar transaccions en efectiu i les regles per emmagatzemar, transportar i recollir bitllets i monedes del Banc de Rússia a institucions de crèdit de la Federació Russa. "(Amb canvis i addicions)".
Accions preliminars de l'organització
Per a cada empresa, s'emeten targetes especials "segures" mensualment (codi de formulari de document segons OKUD - 0402303), a més, tenint en compte l'import dels fons recaptats, l'empresa rep un nombre determinat de bosses amb números individuals de l’entitat de crèdit.
Accions de col·leccionistes
La gestió de cobrament d’efectiu elabora el calendari i l’hora d’arribada dels cobradors a les empreses ateses i es coordina aquesta vegada amb la gestió de les empreses. Durant el procediment de cobrament a l'empresa, el cobrador de tasques emplena la targeta 0402304, que després es transfereix a l'entitat de crèdit.
Abans de marxar, els col·leccionistes reben un segell, claus i targetes 0402303, poders per al transport i recollida d’efectiu, bosses. Quan lliuri una bossa amb diners a un empleat de l’empresa a un col·leccionista, el segon ha de presentar la primera amb els documents pertinents, la targeta 0402303 i una bossa buida.
Accions d'un caixer
En lliurar una bossa amb efectiu, el caixer ha de presentar al cobrador la factura 0402300 de la bossa, el rebut 0402300 de la bossa i una mostra del segell. Sempre és present quan el cobrador comprova la integritat del segell i la bossa, la correcció de la factura i el rebut de la bossa, el compliment del segell amb la mostra, després omple la targeta 0402303, el cobrador comprova amb ell la correspondència dels imports i números de tots els documents emplenats (0402300 i 0402303) i el número de la bossa acceptada amb efectiu, després de la qual cosa accepta del cobrador un rebut signat i segellat 0402300 a la bossa.
Si es produeix un error en omplir la targeta de registre 0402303, es ratlla i el caixer certifica la nova entrada (correcta) amb la seva signatura.
Si es infringeix la integritat del segell o de la bossa, el full 0402300 que s’acompanya a la bossa no s’elabora de manera incorrecta, el col·leccionista no té dret a acceptar efectiu. En la seva presència, s'eliminen els defectes d'embalatge i documentació, si això no infringeix el calendari de treball dels col·leccionistes. En alguns casos, es fa una reentrada de col·leccionistes, que es reflecteix en una columna especial de la targeta de registre 0402303.
En cas de denegació de lliurar la bossa amb diners en efectiu al cobrador, el caixer fa una marca de "denegació" a la targeta de devolució 0402303, justificant la negativa en una columna especial i certificant amb la seva signatura.
Transport i posterior transferència de fons
Les bosses amb diners en efectiu, les lletres 0402300 i les targetes de devolució 0402303 es col·loquen al vehicle de recollida durant tota la durada de la ruta. Al final de la ruta, les maletes amb fons es lliuren a una entitat de crèdit, VSP. Després de lliurar les bosses, els col·leccionistes lliuren les procuracions per al transport i recollida de diners, el segell, les claus i les targetes 0402301, així com el segon exemplar de la revista 0402301 al col·leccionista de servei (el cap de col·lecció)).
Per a particulars, la recollida es realitza de la mateixa manera.
