Recentment, hi ha hagut una tendència en el negoci a passar de la gestió funcional a la de processos, en relació amb la qual el paper de la correcta descripció i formalització dels processos empresarials està augmentant significativament. Només després de completar aquestes accions podem parlar d’optimitzar els processos empresarials com a mitjà per augmentar l’eficiència de l’empresa.
És necessari
Eina CASE que permet formalitzar un procés empresarial en notació gràfica
Instruccions
Pas 1
El primer és formular de manera concisa i precisa el nom del procés descrit, que hauria de ser comprensible i reflectir l’essència general de la seqüència d’accions que conformen el procés empresarial. Per exemple, en lloc de "Enviar una sol·licitud per a la fabricació d'un producte a la producció i controlar-ne l'execució", n'hi ha prou amb anomenar el procés "Control de la producció del producte". El segon consisteix a dividir correctament tot el procés descrit en tasques més petites ("atòmiques") o funcions de subprocés i decidir la seqüència de la seva implementació. Amb aquesta divisió, el procés descrit serà el procés de nivell superior. La granularitat del procés d’alt nivell pot variar, però hauria de ser adequada per entendre el públic que utilitzarà la vostra descripció.
Pas 2
Hi ha diverses maneres de descriure un procés empresarial. El més popular d’ells és el gràfic, amb l’ajut de diagrames fets en diverses notacions (la notació és un conjunt de símbols per denotar alguna cosa).
Els tipus de notacions més habituals per descriure processos empresarials són IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), etc.
Com a exemple, centrem-nos en un diagrama realitzat en notació BPMN (Business Process Modeling Notation) mitjançant l’eina PowerDesigner CASE (Fig. 1). Els elements principals del diagrama són:
1. "Procés" (funció): un rectangle arrodonit a les cantonades;
2. "Transició": una fletxa que connecta els processos;
3. "Solució": un diamant que conté una pregunta a la qual només es pot respondre "Sí" o "No";
4. Condicions: expressions textuals en què es realitza la transició d'una funció a una altra. Les condicions sempre s’inclouen entre claudàtors. De vegades és útil dividir el diagrama en "Pistes": seccions verticals o horitzontals que representen els departaments de l'empresa o les persones responsables d'una funció específica. En aquest cas, la icona d'aquesta funció ha d'estar dins de la seva secció. A més dels elements enumerats, el diagrama també pot contenir una llista de dades que s’introdueixen o surten al procés, així com enllaços a les normes o regulacions segons les quals es realitza aquesta o aquella funció. A la figura 1 es mostra un exemple de la descripció del procés comercial "Control de producció de productes". És fàcil veure que aquest diagrama és molt similar al diagrama de flux de l'algorisme per resoldre el problema.
Pas 3
Una descripció gràfica d’un procés també es pot complementar amb una descripció textual de les seves funcions de subprocés en forma de taula que conté les columnes següents: nom del procés, departament (propietari del procés), descripció del procés, resultat de l’execució del procés. A la figura 2 es mostra un exemple d’aquesta descripció. Si s’espera una major optimització del procés empresarial descrit, es pot afegir una altra columna a la taula que descriu les dificultats o deficiències de les funcions de subprocés realitzades actualment.
