La participació en exposicions i fires és un mecanisme important per promocionar un producte o servei de qualsevol organització al mercat. Per això, la preparació per a la participació s’ha de dur a terme en un mode d’especial importància. No hi ha bagatel·les en aquesta activitat, perquè qualsevol detall exposat a amplis cercles de públic pot tenir resultats tant positius com negatius.
Com a norma general, l’organització de la presentació de la companyia a les exposicions recau en els departaments de relacions públiques, centres de premsa, així com altres divisions estructurals que participen en activitats d’exposició i fira. Si no hi ha aquestes reserves de mà d'obra, tota l'empresa participa en l'organització, des de la direcció fins al personal de l'oficina.
En gran mesura, la presentació d’una empresa depèn de la naturalesa de l’exposició. Els esdeveniments de la indústria, per regla general, reuneixen figures d’una determinada àrea de negoci: comerç, construcció, activitat científica, etc. La freqüència de l'exposició també afecta la manera de dissenyar l'estand. Per a esdeveniments anuals, és inacceptable utilitzar materials de presentació obsolets desenvolupats sobre la base d’informació irrellevant.
El procés de preparació de l’exposició s’inicia diversos mesos abans del seu inici. El primer pas per crear un material de presentació és redactar un concepte. Aquest pla esquemàtic de participació inclou una llista de materials de presentació: estands, pancartes, productes de vídeo i àudio, fulletons i altres fullets. L’arxiu de participació a l’exposició, compilat pels departaments de relacions públiques, permetrà preparar la quantitat òptima de material. Alhora, s’aprova l’estimació de costos per a la producció de materials de presentació.
En aquesta etapa, és important identificar els punts forts de l’empresa, és a dir, el seu producte o servei. Els avantatges competitius s’han de comunicar clarament als consumidors potencials mitjançant materials de presentació: fulletons, pancartes, videoclips. No hem d’oblidar les instal·lacions especials d’estands que es poden fer a petició del client: un model d’equips nous o una panoràmica visual dels materials que es fabriquen. Si una empresa produeix plats irrompibles, en una exposició especialitzada seria convenient demostrar la qualitat del producte, donant a qualsevol l’oportunitat d’intentar danyar-lo.
A més, seria èticament correcte preveure la possibilitat d'una llarga conversa entre un visitant interessat de l'exposició i un representant de l'empresa. S'ha d'instal·lar un bloc amb notes i bolígrafs a l'estand perquè qualsevol persona pugui prendre notes en el moment d'obtenir la informació necessària. És convenient que aquests accessoris es marquin amb el logotip de l’empresa.
El segon pas és elaborar les opcions d'esborranys per a pancartes i instal·lacions de suport. Com a regla general, això es fa mitjançant un esquema de colors corporatiu, tipus de lletra i logotip. Les mides de tots els estands es fabriquen o compren tenint en compte la mida de la cel·la de presentació.
La següent etapa és la selecció de personal per treballar a l’estand. Sovint la presentació la fan els empleats de l’empresa. Un avantatge important d’aquest enfocament és que els especialistes poden informar de manera competent sobre les activitats de l’organització i, si cal, respondre a les preguntes que puguin tenir els visitants de l’exposició. Es poden contractar empleats addicionals per participar a la presentació com a extres per distribuir fulls volants, omplir qüestionaris, etc.
L'eficàcia de la participació es determina mitjançant un càlcul senzill del volum d'associacions establertes. Com més gran sigui l’interès dels visitants de l’exposició pel disseny de la presentació, major serà l’efecte de la participació de l’empresa en l’esdeveniment. Per tant, és millor que la sol·licitud de participació a l’exposició es presentés una de les primeres, de manera que el participant tingués la primera oportunitat de triar la ubicació de l’estand. A més, no heu de rebutjar les ofertes dels organitzadors de l’exposició perquè actuïn com a soci especial de l’esdeveniment. Aquest avantatge augmentarà el nombre de rotacions del nom de l'organització durant l'exposició i també tindrà un efecte positiu en la imatge de la companyia.
