Qualsevol organització s’enfronta a la necessitat d’utilitzar fons responsables que es puguin gastar tant en les necessitats de l’empresa com en les despeses de viatge dels empleats. En qualsevol cas, el responsable serà obligat a emplenar un informe anticipat que indiqui informació sobre tots els fons invertits dins del subinforme emès. Per a aquest document, s’han establert certes normes per emplenar i acceptar la comptabilitat al departament comptable de l’empresa.
Instruccions
Pas 1
Envieu una sol·licitud al cap de l'empresa per a l'emissió de diners a la tramesa, en la qual heu d'indicar l'import requerit, la data de recepció i el propòsit de rebre l'avanç. Després de l’aprovació de l’import responsable per part del gerent, cal comprovar si el saldo de l’avançament anterior s’ha mantingut en aquest empleat. Els diners responsables s’emeten a la caixa de l’organització, mentre que s’omple una ordre de sortida d’efectiu segons el formulari No. KO-2, aprovat pel decret del Comitè Estadístic Estatal de la Federació de Rússia núm. 88 de 18.08.1998.
Pas 2
Accepteu un informe de despeses i documents justificatius d'un empleat de negocis en un termini de tres dies després de realitzar una despesa o tornar d'un viatge de negocis. El formulari d’informe és un document de dues cares. El responsable ha d'emplenar la part frontal amb dades sobre si mateix i, a la part posterior, la informació sobre els diners realment gastats s'introdueix a les columnes 1-6.
Pas 3
Comproveu la exactitud d’emplenar l’informe anticipat i la integritat dels documents proporcionats, que confirmen el fet de les despeses realitzades. Empleneu les columnes 7-10 de la part posterior de l’informe, que indiquin les dades de despeses que el departament comptable accepta per a la comptabilitat.
Pas 4
Aproveu l'informe verificat amb la signatura del responsable de la planta o de la persona autoritzada. Si el responsable ha gastat menys del que s’ha emès, s’haurà de retornar l’import no gastat al caixer amb la creació d’una ordre d’efectiu entrant. Si es va gastar més del que es va informar, l’empleat haurà d’emetre la quantitat de despesa excessiva en l’ordre de sortida d’efectiu. Si part de les quantitats s’han gastat en moneda estrangera, es reflecteixen a l’informe anticipat en rubles al tipus de canvi del Banc Central de la Federació de Rússia a la data del document. Tots els documents relacionats amb els imports comunicats han de ser recolzats en l'informe anticipat.
