Els actius materials de les empreses es poden emetre als empleats per a diverses despeses comercials i operatives. Pot ser la compra d'articles d'inventari, el pagament dels serveis de diverses organitzacions de tercers, així com les despeses de viatge. La implementació d’aquests fons s’hauria de reflectir en un document com ara un informe de despeses.
De moment, hi ha una forma unificada de l’informe previ - N AO-1, que s’aprova mitjançant una resolució especial del Comitè Estadístic Estatal de Rússia. És utilitzat per gairebé totes les persones jurídiques, independentment del tipus de propietat al seu abast.
Què és un informe de despeses
Bàsicament, un informe de despeses és un document de dues cares que sol completar el responsable i la persona que ocupa el càrrec de comptable. Es redacta un document en un exemplar, ja que per als transportistes, es tracta d’un formulari electrònic i en paper de l’informe. Segons la llei, aquest document no té dret a emmagatzemar-se només en un sol formulari electrònic, sinó que s’ha d’imprimir i signar després el gerent, l’empleat responsable i el comptable.
El document es presenta com a màxim tres dies després de l'expiració del període per al qual es va emetre un import determinat o després de tornar d'un viatge de negocis.
El que encaixa en un informe de despeses
Al revers d’aquest article hi ha les columnes 2-4, que indiquen els detalls principals dels documents que confirmaran els costos incorreguts. Això pot incloure el número, la data i el nom. La columna número cinc indica l’import dels costos d’aquestes columnes. Hi ha una secció especial per emplenar si els fons s’han emès en moneda estrangera.
L'informe previ haurà d'anar acompanyat dels documents que calgui al formulari. Aquí podeu assenyalar documents com ara rebuts d’efectiu i de vendes, rebuts d’efectiu, factures, així com diversos documents de transport, com ara cupons de viatge.
La part principal de l'informe la completa el comptable. És important revisar detingudament tota la informació reflectida al document. Per exemple, si hi ha despeses específiques de recursos materials, es comprova la disponibilitat de tots els documents necessaris, així com l’alfabetització de la seva execució. Només llavors l’especialista comença a omplir l’informe.
A aquest document se li ha d’assignar el seu número i data. A la part frontal, el comptable escriu el nom de la unitat estructural on treballa la persona sota l'informe, les seves dades personals i el càrrec que ocupa.
El comptable signa l'informe anticipat a la part frontal i la persona que ha de donar compte dels diners posa una marca al darrere. Només després d’això, el document es lliurarà al gestor que, amb la seva signatura, aprovarà l’informe per l’import especificat, indicant-ho en paraules i números.
