És ben sabut que la informació visual és més fàcil de percebre i recordar millor que la informació textual o sonora. Així funciona el cervell humà: una imatge atractiva i entenedora pot eclipsar qualsevol frase viva fins i tot del parlant més carismàtic. És per això que la presentació us permet fer que el discurs sigui memorable i que el públic sigui més receptiu a la informació. Per aconseguir la màxima eficiència, només heu de seguir regles senzilles per crear una presentació eficaç.
Regla 1. La creació d’una presentació comença per treballar l’estructura
Una etapa important en la creació de qualsevol presentació és l'elaboració de l'estructura. Ha de ser lògic i coincidir exactament amb el curs de la representació.
A l’hora d’elaborar l’estructura de la presentació, recordeu que el públic objectiu ha de ser el punt de suport de les diapositives i la seva seqüència. L’elecció de les imatges visuals depèn del grau de preparació, el nivell d’educació, l’interès i el biaix del públic.
No hi ha una estructura de presentació genèrica, tot i que s’han de seguir les següents regles bàsiques:
- diapositiva del títol: reflecteix el tema del discurs, informació sobre l'orador, la seva posició i, si cal, el nom de l'esdeveniment;
- contingut de diapositives: s'utilitza en presentacions grans dividides en capítols, útils per navegar per l'audiència i el presentador;
- diapositives semàntiques: són el nucli de la presentació, la cronologia ideal per a diapositives semàntiques, de general a específic;
- diapositiva de tancament: conté les dades de contacte del parlant.
Quan es crea una estructura de presentació, la càrrega principal recau en el desenvolupament de diapositives semàntiques. En aquesta etapa, és important entendre quina imatge és la millor per il·lustrar aquest o aquell pensament. Si hi ha números importants al discurs, aquesta és una excusa per portar-los a la diapositiva, cosa que permetrà que el públic se centri en la informació. En el cas que es proporcionin estadístiques i es comparin els valors, la informació semblarà idealment una barra o un gràfic circular. Si cal reflectir el procés a temps, que es presenti la informació en forma de cronologia amb xifres o fets.
La informació presentada en forma d’aquestes imatges és intuïtiva, cosa que permet als oients percebre-la més ràpidament.
Regla 2. Presentació efectiva: presentació breu
Després d'haver descompost el tema del discurs en imatges visuals, hauríeu de passar a l'etapa més dolorosa: l'eliminació de diapositives innecessàries.
En aquest treball, cal recordar que l'atenció més elevada del públic recau en els primers 15 minuts del discurs. Totes les diapositives que s’adaptin a aquest període de temps han de ser el més significatives possibles. De mitjana, una presentació de 40 minuts conté de 15 a 20 diapositives. Més diapositives només poden cansar el públic i afectar negativament la sensació general de la presentació.
Quan treballeu en l’ordenació, heu d’estar preparat per donar diapositives com:
- Belles diapositives però no informatives: aquesta categoria hauria d'incloure gràfics i diagrames massius ponderats amb petits detalls;
- Cites extenses: per regla general, la presentació no pot contenir més d'una cita precisa i brillant;
- Fotografies boniques de múltiples capes que no són compatibles amb el discurs de l'orador: amb aquestes diapositives, l'orador simplement abusa de l'atenció i el temps dels oients, de manera que s'han de descartar.
Regla 3. Les imatges són més importants que el text
Una presentació és un producte que ha de consistir en imatges visuals no inferior al 75%. I aquí, l’arsenal no es limita de cap manera a solucions de plantilles de Power Point com SmartArt i diagrames de flux primitius. Però també cal triar els elements visuals amb prudència.
- Els gràfics són millors que les taules. Les taules tenen un estil clerical diferent. Sovint comencen amb una columna anomenada "No.", seguida de columnes amb talls gruixuts plens de petit text. Però sovint us podeu allunyar d’aquesta presentació documental amb l’ajut de diagrames, que el públic percep millor.
- Les fotos són millors que els dibuixos. La presentació de complexos turístics a Egipte no pot prescindir de fotografies d’esfinge d’alta qualitat i la història del nou menú d’un restaurant de moda no es pot imaginar sense sucoses imatges dels plats en si. Seguint aquesta regla, sempre que sigui possible, és millor utilitzar fotografies en lloc de cliparts.
- Les icones són millors que el text. Sempre que sigui possible, és millor utilitzar icones i altres imatges. És important que s’entenguin amb precisió i no causin ambigüitats. Seguint aquesta regla, els logotips, els escuts de les ciutats i les banderes dels estats són millors que el text.
Regla 4. Una diapositiva: un pensament
Sovint durant les presentacions, els oients fan fotografies de les diapositives que es mostren a la pantalla. Molts parlants se senten halagats per això. Però en va! Sovint, l’oient fa una foto de la diapositiva, no perquè li hagi agradat la idea, ni per una publicació a les xarxes socials. És només que el contingut semàntic de la diapositiva és tan ric que és impossible comprendre-la durant una demostració breu. La foto no es fa per a la memòria, sinó per als deures.
Per evitar-ho, n'hi ha prou amb seguir la regla: només hi pot haver un pensament en una diapositiva. No heu d’explotar les presentacions per fer-ho el més fàcil possible al presentador. Només s'han de mostrar a les diapositives les figures, fets i textos més importants. Tota la resta s’hauria de parlar amb paraules o ometre-la del tot.
També heu de desconfiar de les diapositives que siguin completament de text. Fins i tot si corresponen a la regla i només contenen un pensament: no hi hauria d’haver més de 15 paraules per diapositiva. A més, els experts recomanen utilitzar el tipus de lletra més gran possible perquè fins i tot les files posteriors puguin veure el contingut.
Regla 5. Els colors són primaris
Hi ha una idea errònia que una presentació ha de ser necessàriament brillant. A l’hora d’escollir colors vius de la paleta, sovint és difícil combinar-los amb habilitat. En aquesta partitura, els experts recomanen que una diapositiva no contingui més de 3 colors. L'ideal és seguir aquesta regla durant tota la presentació.
És important recordar que la presentació ha de ser estèticament agradable, per la qual cosa és millor utilitzar una combinació de colors que es pugui trobar fàcilment a Internet.
El més difícil de seguir és la regla de 3 colors quan es dibuixa amb diverses categories. Per una banda, s’han de pintar de manera que es diferenciïn entre si, per l’altra, també hi ha un fons, un logotip i altres elements de colors. Podeu resoldre el problema amb ombres. Els valors més grans es poden tenyir amb colors intensos, els més petits amb colors més pàl·lids, etc.
Regla 6. Opinió des de fora
Una opinió competent des de fora ajudarà a entendre l’eficàcia de la presentació. Abans de la presentació, n’hi ha prou amb mostrar les diapositives a la persona que s’assembla més a la imatge mitjana d’un espectador típic. És a dir, hauria de tenir aproximadament el mateix nivell de consciència en el tema de la presentació que el futur públic del discurs.
És millor confiar en l'opinió d'aquesta persona amb l'esmena que la presentació se li faci sense so.
Aquesta persona haurà de fer les següents preguntes. Les diapositives s’explicaran per si mateixes? Quines diapositives són més entenedores i quines plantejaran dubtes?
La informació recollida us permetrà fer els últims ajustos a les diapositives abans de la demostració. És especialment important obtenir comentaris preliminars en cas que s’utilitzin gràfics atípics, per exemple, gràfics matricials.
