Certament, qualsevol moviment de diners a la caixa de l’organització s’ha de formalitzar correctament. Per fer-ho, el caixer ha d’elaborar un informe, que posteriorment es transfereix al departament de comptabilitat per a la seva posterior comptabilitat. En algunes organitzacions petites, no hi ha cap lloc de "caixer" a la taula de personal, de manera que el comptable en cap és el responsable de mantenir i processar els documents en efectiu. Per mantenir la disciplina en efectiu, és molt important redactar correctament tots els documents.
Instruccions
Pas 1
L'informe de caixer s'hauria de formar els dies en què es produïssin moviments a la caixa registradora: ja fos l'emissió de diners per a un informe o el pagament de salaris.
Pas 2
L’informe realitzat pel caixer ha de contenir la mateixa informació que el full solt del llibre de caixa. Normalment, hi ha formularis als programes de comptabilitat que es generen automàticament quan s’introdueixen dades. Si utilitzeu la comptabilitat manual, el formulari d'informe del caixer és una còpia del full de full.
Pas 3
L'informe del caixer ha de contenir informació com el número de sèrie del document, la data de preparació, l'import i el nom de l'operació.
Pas 4
Adjunteu tots els documents que confirmin el moviment de diners a l'informe de caixa. Si es tracta d’un problema per a l’informe, adjunteu una ordre d’efectiu de despeses (formulari núm. OK-2). Quan arribi efectiu a la caixa de l’organització, adjunteu un rebut en efectiu (formulari núm. OK-1). Si es tracta de l’emissió de salaris, a més d’un val d’efectiu de despeses, adjunteu una nòmina (model núm. T-53).
Pas 5
Es recomana guardar l'informe del caixer en una carpeta independent. Complementeu-lo per ordre cronològic, al final del període (pot ser un mes, trimestre, semestre, any, etc.), cosiu tots els fulls i numereu-los. Al final, al darrer full, escriviu: "Cosit, numerat i subjectat (indiqueu quants fulls)". A l’hora de calcular, tingueu en compte els rebuts, les comandes i els extractes.
Pas 6
Recordeu que l’informe del caixer és una còpia del full de full, però amb informació més ampliada. La diferència és que ha de ser signat pel caixer i el comptador en cap i el cap de l'organització.
Pas 7
És possible que el banc que us atengui requereixi documents per comprovar el manteniment de la disciplina en efectiu; en aquest cas, a més de la caixa, heu de proporcionar l'informe mateix.
