Totes les transaccions en efectiu de les ordres de crèdit i de dèbit han de ser introduïdes pel caixer a la caixa, sobre la base de la qual es genera l'informe del caixer diàriament. Aquest document permet fer un seguiment i comprovació de la correcció de la documentació i de la quantitat d’efectiu a la caixa al començament i al final de la jornada laboral. Com qualsevol document comptable, l’informe del caixer s’ha de numerar i cosir d’acord amb les normes establertes.
Instruccions
Pas 1
Formeu un llibre d’efectius que s’ompli d’acord amb el formulari KO-4. Una empresa està obligada a guardar només un llibre, per tant, ha d’estar numerada, lligada i certificada amb la signatura del cap i el segell de l’empresa. Després d'això, es segella i es registra a la declaració d'impostos. Cada full del llibre de caixa està representat per dos fulls idèntics, mentre que les dades sobre el moviment de diners les introdueix el caixer a la primera còpia, que es transfereix al segon mitjançant paper carbó.
Pas 2
Al final de la jornada laboral, talla el segon exemplar del full del llibre de caixa, a partir del qual es formarà l’informe de caixer. Recolliu tots els rebuts i despeses, així com els documents justificatius que corresponguin a les transaccions en efectiu indicades durant el dia. Plegueu els fulls esquinçats del llibre de caixa i dels documents per formar l’informe del caixer.
Pas 3
Envieu l’informe del caixer al comptable en cap per a la seva verificació. Si es van cometre errors, es corregiran aquest document i el llibre de caixa. Al mateix temps, es talla amb cura l’error, es registra la informació correcta, després d’escriure “Creure corregit”, es fixa la data actual i es certifica mitjançant la signatura del caixer i del comptable en cap. Durant la comprovació, el comptable compta el nombre de fulls i documents rebuts, i després realitza una entrada adequada a la portada.
Pas 4
Cosir l’informe del caixer corresponent al període de reportatge. Per fer-ho, utilitzeu un fil normal i una agulla. Cosir els fulls i els documents perfectament junts. Deixeu uns 10 cm de fil i talleu-lo. A sobre, enganxeu un petit full de paper que indiqui la data actual, el nombre de fulls i la signatura del caixer, del comptable en cap i del cap de l'empresa. Després d’això, certifiqueu el document amb el segell de l’empresa de manera que una part quedi al full enganxat i una part a l’informe del caixer.
