Els documents bancaris s’emmagatzemen per tipus en carpetes separades i, sovint, en ordre cronològic. La selecció la realitza l’empleat responsable de la formació de la documentació. Una comissió especial tracta de la destrucció de documents caducats.
L'emmagatzematge de documents bancaris es duu a terme tant pels propis bancs com per les organitzacions que tenen els comptes. L'ordre d'emmagatzematge en una institució pot diferir lleugerament de l'ordre d'emmagatzematge en una altra institució.
Com s’emmagatzemen els documents bancaris a les organitzacions
Els documents del banc que formen part de l'organització confirmen la realització de les transaccions monetàries i es reflecteixen als registres comptables. El lloc on s’emmagatzemen és el departament de comptabilitat, els empleats del qual poden dividir tots els papers per tipus en carpetes separades en el context de comptes i bancs. Si una empresa té diversos comptes corrents, es crea una carpeta separada per a cadascun, si es tracta d’un compte de moneda, la moneda del compte s’indica a la portada i a la columna vertebral. L’ordre cronològic s’utilitza per registrar extractes de cada compte. Cada extracte té una carpeta que consta de documents de pagament i justificacions de pagament per a cada dia de transacció.
Es crea una carpeta independent per a les factures de pagament. Els documents de control de moneda s’emmagatzemen en carpetes separades, on podeu trobar tota la informació sobre com treballar amb comptes de moneda. Estem parlant de passaports de transaccions, certificats de confirmació de treballs o serveis realitzats, certificats de transaccions de divises i altres. Si el volum de documentació és reduït, hi haurà prou registres que indiquin el número, l’import i la data del document.
Com s’emmagatzemen els documents als bancs comercials
Aquestes institucions emmagatzemen documents que confirmen les activitats financeres i econòmiques del banc i documents de liquidació i pagament dels clients. La responsabilitat d’ells correspon al gerent i al comptable en cap. Tant els documents en paper com els electrònics estan subjectes a emmagatzematge. Les de paper es guarden en un magatzem especial, per accedir-hi cal obtenir un permís especial. El permís ha de ser signat pel comptable en cap o el seu suplent.
L'arxiu de la documentació commemorativa es realitza diàriament, per a això es crea una carpeta independent, en la qual els documents també s'emmagatzemen per ordre cronològic. La selecció la duu a terme un empleat responsable de la correcta formació de la documentació financera. Altres carpetes consisteixen en documents financers en efectiu i documents que reflecteixen informació sobre els dipòsits dels clients. Els documents que contenen informació sobre operacions amb metalls preciosos s’emmagatzemen en carpetes separades.
La necessitat de col·locar determinats tipus de documents en carpetes diferents es deu al fet que cada paper té la seva pròpia vida útil. Això també s'aplica a l'emmagatzematge de documents en format electrònic. Per a la destrucció de documents amb un període d'emmagatzematge caducat, es reuneix una comissió especial, els membres de la qual revisen cada paper i, a continuació, emplenen un acte especial que confirma que els documents amb un període d'emmagatzematge caducat van ser destruïts.
