Cada organització ha de fer un seguiment de totes les transaccions comercials. Com a regla general, qualsevol moviment es fa mitjançant documents acreditatius, que són comptables. És a partir d’aquesta documentació que es basa la comptabilitat. Què és la documentació comptable en general i per què és necessària?
Tota la documentació comptable s’elabora en formularis unificats, és a dir, en formularis establerts per la llei. En el cas que el formulari no sigui facilitat per les autoritats superiors, els documents es redactaran en qualsevol forma. Els documents comptables han de contenir necessàriament el nom, la data de compilació, les dades de l’organització, el contingut de l’operació, els noms dels càrrecs dels empleats i les seves signatures.
L’essència dels documents comptables és reflectir totes les transaccions comercials realitzades per l’organització, així com simplificar la comptabilitat i els impostos. Tota la informació continguda en els documents comptables ha de ser fiable i comprensible. Per exemple, si elaboreu un estat comptable, el contingut de l’operació no s’hauria d’escriure de manera encoberta, sinó que s’hauria d’indicar clarament i clarament la seva essència.
Els documents els ha d’elaborar el gerent o una persona que estigui aprovada per ordre del director. Els documents comptables s’elaboren el dia en què es va completar l’operació o després de la seva finalització. Per exemple, a principis de mes es consumeix combustible i es fa durant cada dia durant trenta dies. El comptable pot calcular el consum de combustibles i lubricants el primer dia del mes següent i elaborar un extracte comptable.
No es permeten canvis en els documents. En cas que noteu un error, heu de dictar una ordre de correcció. A continuació, elaboreu un altre document, que en un futur haurà de reforçar-se amb l’anterior.
Els documents comptables es poden emetre tant en paper com en format electrònic. Però si utilitzeu aquest darrer mètode, si cal, n'heu d'imprimir una còpia, ja que és necessària per presentar-la a les autoritats estatals, per exemple, a l'oficina tributària.
