Totes les empreses i els empresaris individuals (IE) estan obligats a documentar les seves transaccions comercials. Una ordre d’efectiu de despeses és un document dissenyat per registrar les transaccions financeres d’una empresa o empresari individual.
Instruccions
Pas 1
L'ordre de sortida d'efectiu es redacta en una única còpia i s'ha de certificar mitjançant la signatura del comptable en cap i del cap de l'empresa. El document s’utilitza per realitzar liquidacions a través de la caixa de l’organització.
En omplir la comanda, ha d’indicar el nom de l’empresa i de la unitat estructural, així com els codis OKPO, el número de compte i subcompte, el número i la data de registre de l’ordre de despesa.
Pas 2
L’emissió de fons es fa estrictament a la persona les dades de la qual s’indiquen a la butlleta de despeses, mentre que pot ser necessari un passaport per verificar la identitat. Si s’emeten fons a un representant, les seves dades també s’han d’introduir a la butlleta de despeses i l’ordre ha d’anar acompanyada d’un poder, sobre la base del qual actua el representant.
Pas 3
L'ordre de sortida de caixa pot anar acompanyat de permisos addicionals, que continguin explicacions sobre on s'envien les despeses. En aquest cas, n’hi ha prou amb certificar només el document d’autorització amb la signatura del cap, no cal certificar l’ordre en si.
Pas 4
Quan es desemborsen fons a la caixa de l’empresa, també es pot utilitzar la nòmina, en aquest cas s’ha de certificar amb un segell que contingui les dades de l’efectiu de despesa. La informació sobre aquest document, així com la informació sobre una nota de despeses, es registra al diari de registre corresponent.
Pas 5
També s’utilitza una ordre d’efectiu de despeses quan s’acrediten els fons de l’organització a un compte bancari, mentre que a la columna "Emès" s’ha d’indicar que es pretén abonar els fons al compte corrent. Si en aquesta columna s’indica la persona a la qual es transfereixen els diners, s’haurà d’indicar el codi 71 (Liquidacions amb responsables) a la correspondència dels comptes.
Pas 6
L’incompliment d’una ordre d’efectiu de despesa pot servir de base per fer responsable a una organització o un empresari individual segons l’article 15.1 del Codi administratiu de la Federació de Rússia, que preveu una multa de fins a 50.000 rubles. per a persones jurídiques i fins a 5.000 rubles. per a funcionaris responsables. A més, per aquest tipus de violació, es posa en perill la responsabilitat en virtut de l'article 120 del Codi Tributari de la Federació Russa, que preveu una multa de fins a 10.000 rubles.
