Qualsevol moviment de mercaderies d’un proveïdor a un consumidor s’ha de documentar adequadament; per a això s’utilitzen diversos documents d’enviament que regulen les regles de transport i les condicions de lliurament de les mercaderies.
Instruccions
Pas 1
La carta de port pertany als documents d’enviament, que es poden utilitzar com a rebuts i ordres de dèbit. Aquest document ha d’estar formatat correctament. La factura ha de contenir informació sobre el producte, la seva quantitat, el preu de cada article i l'import total, s'ha d'indicar el número i la data d'emissió del document. La carta de ruta l’elaboren les persones responsables quan es lliuren les mercaderies al magatzem i quan es reben a l’organització comercial, s’ha de certificar amb segells rodons del proveïdor i del destinatari.
Pas 2
El registre de la mercaderia rebuda es realitza sobre la base de la clàusula 2.1. "Recomanacions metodològiques per a la comptabilitat i registre d'operacions de recepció, emmagatzematge i alliberament de mercaderies en organitzacions comercials". Tots els documents adjunts (factura, carta de port, etc.) estan segellats i tots els rebuts es registren al "Diari de rebuts de mercaderies", que indica el nom, el número i la data del document de rebut, així com informació sobre el producte. Després de l’acceptació de la mercaderia, les dades dels documents adjunts ja no es poden revisar. Les mercaderies s’han de posar en majúscula el dia de la seva recepció, en cas contrari, es fa una nota a l’informe de la mercaderia indicant els motius de la impossibilitat de publicar la mercaderia el dia de la seva recepció real.
Pas 3
En el cas que els béns rebuts no es corresponguin amb la llista documental, és acceptada per una comissió especial i s’elabora una “Llei d’acceptació”. Si les discrepàncies es refereixen a la quantitat i la qualitat de la mercaderia, es redacta una "Llei sobre l'establiment de discrepàncies en la qualitat i la quantitat en acceptar articles d'inventari", amb la presència dels representants del proveïdor i de la persona materialment responsable. Si es troba un excedent de mercaderies, la presència dels representants del proveïdor és opcional.
