Qualsevol empresa que es precie ha de tenir el seu propi servei de premsa. És ella qui és cridada a formar la imatge de l’empresa i a crear-li una reputació competent. Com organitzar adequadament la feina del servei de premsa?
Instruccions
Pas 1
A l’hora d’organitzar un servei de premsa, cal definir clarament per què es forma, quines tasques es realitzaran, com participarà en el desenvolupament de l’empresa.
Pas 2
El personal del servei de premsa pot estar format per una o diverses persones; tot depèn del tipus d’organització que serveixi. Com més gran sigui l’empresa, més gran serà el personal del grup de premsa. Normalment, en les grans organitzacions, els serveis de premsa formen part del departament de relacions públiques. En empreses petites, les funcions del cap del departament de relacions públiques i de la persona responsable de les relacions amb la premsa poden ser combinades per una sola persona. Tot i que el servei de premsa sol actuar com a representant de l’organització, hauria de rebre totes les instruccions del cap del departament de relacions públiques, que al seu torn és responsable davant la seva direcció.
Pas 3
És important que cada empleat del servei de premsa sigui responsable de la seva pròpia gamma de responsabilitats. Així, el cap del servei de premsa és totalment responsable de la tasca del departament, dirigeix personalment rodes de premsa i organitza un programa cultural per a periodistes.
Pas 4
Les responsabilitats de l’oficial d’enllaç de premsa inclouen la preparació de materials per a la premsa, la resposta a consultes de premsa i el seguiment dels mitjans de comunicació. També pren, si cal, mesures per corregir els errors en les afirmacions o fa les refutacions adequades. Tot i que l’enllaç de premsa sol actuar com a representant de l’organització, és millor que el cap de l’organització parli en nom de l’organització en qüestions importants.
Pas 5
El servei de premsa també disposa d’un grup d’acreditació que emet les targetes d’acreditació als periodistes, prepara i lliura un paquet d’informació de documents als periodistes, etc.
Pas 6
El servei de premsa també pot tenir el seu propi grup creatiu, que pot incloure els seus propis corresponsals, reporters de televisió i càmeres. Haurien de ser capaços de preparar material de manera independent per a les redaccions dels mitjans de comunicació. A més, en algunes organitzacions, aquest grup pot participar en la publicació del seu propi diari corporatiu.
Pas 7
Les grans empreses i les agències governamentals també poden tenir un grup analític que inclogui un revisor. La seva tasca és controlar i analitzar la cobertura de certs problemes a les pàgines de diaris i revistes, en programes de televisió i ràdio, i determinar la qualitat d’aquesta cobertura. A més, en preparació per a la roda de premsa, l’observador ha de formular el tema del problema, la història del problema, preparar diversos tipus de referències i notes.
