Treball d'oficina: treball amb documents i suport de documentació per a la gestió d'aquesta organització en particular, regulat per GOST R 51141-98 "Treball d'oficina i negoci d'arxiu. "Termes i definicions". L’organització del treball d’oficina és l’organització del registre, emmagatzematge i ús de documents entrants, sortints i interns en les activitats actuals de l’empresa.
Instruccions
Pas 1
A l’hora d’organitzar el treball d’oficina, decidiu si la vostra empresa, organització, divisions o sucursals geogràficament remotes, tingueu en compte aquest fet i proporcioneu un mecanisme d’interacció amb aquestes divisions. El sistema de treball d'oficina que hi ha ha de ser idèntic al de la seu central per evitar problemes durant el registre i els tràmits.
Pas 2
Penseu quina de les formes de treball d’oficina existents utilitzarà: centralitzada, mixta o descentralitzada. La seva elecció està determinada per l'estructura de l'empresa (si té subdivisions geogràficament remotes) i l'equipament tècnic del servei de gestió d'oficines. Si aquest servei és petit i no es proporciona tècnicament, una part de les seves funcions es transfereixen a subdivisions. En aquest cas, es produeix un treball mixt d’oficina. En el cas que aquest servei estigui equipat amb tot el personal, maquinari i programari necessari, es centralitzarà aquesta forma de manteniment de registres.
Pas 3
A cada unitat estructural, seleccioneu una unitat de personal especial que realitzi treballs d’oficina. Si això no és possible, designeu un altre empleat que combini l'exercici de les seves funcions principals amb la funció de secretari.
Pas 4
Determineu el nombre i la nomenclatura dels casos, que inclouran tots els documents entrants, sortints i interns. Si es tracta de documents d'una organització superior (mare), es presenten al cap per a la seva consideració; els documents de les organitzacions subordinades s’han de presentar per a la seva consideració al subdirector encarregat de treballar amb ells. En conseqüència, les apel·lacions dels ciutadans es dirigeixen al diputat que té la responsabilitat de treballar amb la població.
Pas 5
Un cop identificat el cercle de corresponsals, creeu un classificador per determinar immediatament a quin grup de corresponsals pertany aquest document. Per exemple, per a les agències governamentals, assigneu el codi 01, per a les cartes d’una organització superior - codi 02, per als proveïdors - codi 03, per als clients - codi 04, etc. Això ajudarà a racionalitzar el flux de documents a l’organització.
Pas 6
Determineu en quina forma es durà a terme la difusió del document, en una revista o targeta. Tots dos formularis s’implementen en programes especials de gestió electrònica de documents. Si encara no podeu adquirir aquest programa, utilitzeu revistes de registre de documents electrònics, que es poden elaborar a Excel.
