Depèn molt de la correcta organització de la comptabilitat del magatzem. Els magatzems han de subministrar ràpidament la producció amb materials, amb productes acabats, enviaments, etc. I per a això, és necessari proporcionar informació completa sobre la disponibilitat o moviment de mercaderies a temps. Podeu tenir en compte la mercaderia en unitats de mesura, en peces o en paquets. La comptabilitat del lot també és acceptable.
Instruccions
Pas 1
Trieu el mètode de comptabilitat de magatzem més adequat per a vosaltres: varietal o per lots.
Pas 2
Amb el mètode classificat, la mercaderia s’emmagatzema al magatzem pel seu nom. Per facilitar la comptabilitat, és convenient assignar un número d’estoc (article) a cadascun dels seus tipus. Cada producte rebut recentment s’afegeix al producte del mateix nom. Les persones responsables han de portar registres de les mercaderies en espècie (per exemple, en quilograms, en paquets o en trossos). La comptabilitat es realitza sobre la base de documents de mercaderies entrants i sortints en revistes especials (en paper o en format electrònic).
Pas 3
Amb el mètode per lots, cada lot recentment rebut s’emmagatzema per separat dels productes rebuts anteriorment. S'hi introdueix una targeta comptable especial que indica la quantitat de mercaderies del lot i la data de recepció. Aquest mètode és acceptable quan es comptabilitzen les mercaderies a granel o si el magatzem només gestiona un tipus de producte.
Pas 4
La mercaderia s’allibera segons factures, que indiquen el destinatari, la data d’enviament, el nom (article), la quantitat i el cost. Si es troben productes defectuosos, s’elabora un certificat de cancel·lació. Qualsevol moviment de mercaderies s’ha de documentar.
Pas 5
Tots els documents de magatzem s’envien al departament de comptabilitat, on es comproven i es registren en termes quantitatius i monetaris, o es cancel·len del registre (si el document és una despesa). Per garantir la precisió de la comptabilitat, és recomanable mantenir els registres de comptabilitat i de magatzem en paral·lel i conciliar periòdicament les dades.
Pas 6
Si la gamma de productes és àmplia, haureu d'organitzar un sistema d'emmagatzematge d'adreces. En aquest cas, tot el magatzem es divideix en cel·les amb números únics (es poden utilitzar designacions alfanumèriques) i l'adreça on s'emmagatzema l'article s'indica a la targeta de comptabilitat del producte. Aquest mètode permet trobar ràpidament el producte que busca i també facilita la realització d’inventaris.
Pas 7
S’ha de fer un inventari complet almenys un cop a l’any. Però per a una comptabilitat més precisa, és aconsellable dur-la a terme almenys un cop al mes. L’inventari és un procediment per conciliar la disponibilitat real de mercaderies (mitjançant un recompte físic) i les dades comptables. En funció dels resultats de la conciliació, les dades comptables s’ajusten si hi ha discrepàncies.
