Una carta comercial és l’element principal de la correspondència comercial. La imatge positiva de l’empresa depèn de l’alfabetització del document elaborat. Les cartes comercials les escriuen secretaris i adjunts executius de l’empresa.
Redacció d’una carta comercial
Escriure una carta comercial necessàriament té un objectiu: oferir cooperació, augmentar les vendes a l’organització, accelerar el procés de pagament de mercaderies, fer reclamacions, agrair alguna cosa, concloure un acord, felicitar. La carta s’ha de compondre amb un propòsit específic i s’ha d’expressar el màxim possible en ella. Assegureu-vos de conèixer els detalls de l’empresa a la qual envieu la carta. Cal conèixer el màxim possible sobre un soci potencial.
Sovint, les empreses envien moltes cartes que ofereixen béns o serveis, però al mateix temps hi ha una informació mínima sobre els destinataris. Aquest és el principal error de tots els empresaris novells. Al cap i a la fi, sempre és més agradable per al destinatari d’una carta saber que s’està dirigint personalment. Dirigir-se a una persona pel seu nom és, per exemple, la base d’una carta de vendes amb èxit. I fins i tot si no coneixeu el nom del destinatari, en qualsevol cas, no podeu escriure la posició de la persona en una versió abreujada quan us referiu a ell.
Disseny de cartes comercials
L’ideal seria que cada empresa tingui la seva pròpia marca. És sobre ell que s’elabora una carta comercial. El capçalera sempre conté el nom de l’organització, la ubicació real i legal, els contactes, el lloc web, l’adreça de correu electrònic, el logotip i altra informació sobre l’organització. Els marges de les cartes comercials: inferior, superior, dreta i esquerra tenen mides estàndard. El marge esquerre és de 3 cm, ja que tots els documents s’envien a la presentació. Marge dret: 1,5 cm. Retallada superior i inferior: 1 cm.
Totes les cartes comercials comencen amb un titular curt i enganxós al centre. El títol revelarà sens dubte el contingut del text. La capçalera de la carta comercial inclou: el nom de l'empresa receptora amb el nom complet, així com la posició de la persona destinatària (a l'extrem superior dret). L'angle superior esquerre sota la capçalera és un lloc per indicar el número i la data de registre (sortint). Si s’escriu una carta comercial com a carta de resposta, haureu d’indicar a quin document respon aquesta carta. L’encapçalament d’una carta comercial s’indica després de la data i el número del document. La signatura del remitent s’indica al final de la carta. A més, cal escriure el nom complet i la posició.
Si la carta conté dades financeres sobre l’empresa, la signatura del comptable en cap també ha d’estar a la part inferior. L’ordre de les signatures és el següent: primer, la signatura del director general i, a continuació, el comptable en cap. A més, al final de la carta, es posa el segell oficial de l’organització a la signatura. La mida Times New Roman 12a i l’espai únic és l’estàndard per a la correspondència formal de negocis. És habitual enviar una carta comercial, que és una proposta seriosa, per correu, i no per fax o correu electrònic. El missatger lliura personalment la carta al gerent o secretari. Aquesta carta s’ha d’entregar en un sobre de la gran empresa, que s’imprimeix per mètode tipogràfic. Tot això funciona per crear una imatge favorable de l’empresa.
