D'acord amb el procediment de realització de transaccions en efectiu núm. 40, aprovat per decisió del Consell d'Administració del Banc Central de Rússia, els fons assignats només es poden emetre als empleats responsables de l'empresa i amb la condició obligatòria d'un avançament en efectiu posterior informe. Tant el comptable com el responsable han d'emplenar aquest informe com a màxim tres dies des de l'últim dia en què es van emetre els fons objectius.
Instruccions
Pas 1
Agafeu el formulari normalitzat de l’extracte de caixa, elaborat en el formulari aprovat per l’Ordre del Ministeri d’Hisenda de la Federació de Rússia del 13 de desembre de 1993. Es pot trobar una mostra d’aquest document en llocs de comptabilitat especialitzats a Internet i descarregar-la gratuïtament.
Pas 2
Completeu el cos principal de l’extracte de caixa. Ho hauria de fer un comptable, no una persona responsable. Introduïu al formulari el número de l'informe i la data d'emissió. A continuació, indiqueu les dades del passaport de la persona que informa, la seva posició i el nom del departament a l'empresa, així com el seu número de personal, si n'hi ha.
Pas 3
A la taula de la primera pàgina del formulari, empleneu les columnes sobre l'import de l'avanç que s'ha emès al responsable, l'import del saldo o, si n'hi hagués, l'excés de despeses. Si l'avanç es va emetre en moneda estrangera, ho heu d'indicar en una línia diferent.
Pas 4
Empleneu els requadres de la taula de la dreta amb qualsevol informació sobre les despeses que proporcionarà l’informant. Cal confirmar cada columna de despeses dels fons anticipats mitjançant els documents adequats (xecs, bitllets de viatge, factures de mercaderies, etc.). En cas de recàlcul justificat documentalment, anoteu-ne al capdavant del formulari per retornar posteriorment els diners gastats al responsable.
Pas 5
A la part posterior del document, empleneu les columnes amb les dades dels documents de despeses. Ho hauria de fer una persona responsable. La tasca del comptable és comprovar la exactitud de totes les dades proporcionades. Les columnes 2, 3, 4 omplen el format "nom del document - número - data". A la columna 5, escriviu els imports dels documents comptables presentats. Empleneu completament les columnes amb informació sobre l'import de les despeses acceptades per a la comptabilitat (columna 7).
Pas 6
Indiqueu al rebut d’arrencada de la part posterior del formulari la informació sobre el responsable, els documents que li han estat lliurats i el saldo dels fons responsables (o despeses excessives). Escriviu que la comptabilitat de la companyia ha verificat tota la informació que es proporciona a l’extracte de bestreta. Firma, arrenca el rebut i lliura'l al responsable.
