Les empreses comercials o industrials emmagatzemen articles d’inventari en magatzems especialment equipats. Si l'empresa és gran, el nombre d'unitats d'emmagatzematge pot ser de centenars de milers o fins i tot milions. Per tant, és molt important organitzar adequadament la comptabilitat d’emmagatzematge i moviment d’actius materials al magatzem.
Equipament de magatzem
Abans que arribin els béns materials que requereixen col·locació i emmagatzematge, cal trobar una habitació especial per a un magatzem i dotar-lo de tot l’equip necessari, en funció de la mercaderia que s’emmagatzemarà al magatzem. Un equipament especial garantirà la seva seguretat.
A continuació, hauríeu de contractar magatzems especialitzats que s’encarregaran de rebre i emmagatzemar l’inventari. Amb cadascun d'ells, és necessari concloure un acord addicional sobre responsabilitat material, després del qual instruir-los i familiaritzar-los amb el procediment de manteniment de registres i amb aquells documents i formularis d'acord amb els quals es registren els valors materials. Si el volum d’estocs de magatzem és gran, no podeu prescindir d’ordinadors i programes especialitzats. No obstant això, és millor introduir la comptabilitat automatitzada dels actius materials en un magatzem d'una empresa comercial en qualsevol cas.
Organització de la comptabilitat de magatzems
Les persones materials mantenen registres de productes i mercaderies al magatzem d’acord amb les normes d’emmagatzematge per tipus i categoria. La comptabilitat, en funció del tipus de mercaderia, es pot realitzar tant en termes quantitatius com monetaris. En aquest cas, per a cada número de mercaderies de la llista d’estocs, s’omple una "targeta de comptabilitat de magatzem", la seva emissió a les persones materialment responsables es realitza contra la signatura en una revista separada o un registre de targetes d’emissió.
S'emeten targetes separades per a les mercaderies emmagatzemades des de l'any passat i rebudes al magatzem l'any en curs. Cada targeta indica la ubicació d’emmagatzematge d’aquest producte, indicant el número del magatzem i el bastidor. La comptabilitat no es pot realitzar mitjançant targetes, sinó en "Llibres de comptabilitat de magatzem" especials.
Responsable de l'emmagatzematge: el gestor del magatzem ha de fer canvis a les targetes comptables diàriament sobre la base de documents únics, mostrant la resta després de cada entrada. És responsabilitat seva elaborar estats de despesa d’actius materials, les seves dades s’han d’introduir en targetes tancades com a màxim el primer dia del mes següent al mes de presentació d’informes.
El gerent del magatzem controla constantment la situació i informa la direcció sobre la disminució de l'estoc de mercaderies requerit o, al contrari, sobre l'excés de quantitat. Cada mes envia al departament de comptabilitat de l’empresa un “Informe sobre el moviment d’actius materials” amb l’adjunt de documents primaris que confirmen la recepció i el consum de mercaderies.
