Qualsevol document basat en el rebut de diners necessita emplenar el formulari correcte. Si l’organització va proporcionar fons a l’empleat per a qualsevol necessitat, caldrà que informi sobre ell emplenant un informe previ.
Qui hauria de completar la declaració anticipada
El director no pot donar diners a l'organització a cap empleat així. Inicialment, s’hauria de determinar la llista d’empleats que són elegibles per rebre fons anticipats amb un informe posterior. Per a això és necessari elaborar i emetre una comanda especial.
Si un subordinat necessita fons per dur a terme qualsevol negoci, ha de proporcionar al director una declaració de forma lliure. És imprescindible indicar l’import requerit i la finalitat per a la qual es demanen els diners. Si el director està d’acord amb la declaració, signa personalment la declaració i indica quant permet prendre fons i durant quant de temps.
És important assenyalar que només es pot emetre efectiu a un empleat que ja hagi informat completament de tots els imports rebuts anteriorment.
De vegades, un empleat pot necessitar un poder, que s’ha d’emetre en nom de l’organització segons el model establert núm. M-2 o núm. M-2a. Aquests formularis van ser aprovats el 1997 per un decret del Servei Estadístic Federal de la Federació Russa.
Per als diners invertits, emesos al departament de comptabilitat de l’organització, l’empleat haurà d’informar. Hi ha un termini determinat en què cal omplir i enviar un informe de despeses. Passen 3 dies des del final del termini especificat pel cap de l’organització al formulari de sol·licitud.
Si es va proporcionar fons a l’empleat per a necessitats de viatge, haurà de donar-ne compte en els pròxims 3 dies hàbils després de tornar d’un viatge de negocis.
Com es confirma la despesa per a un informe de despeses
Si a l’empleat li queden diners, no els podrà tornar al caixer. En primer lloc, heu de recollir tots els documents que confirmen que els diners es van gastar exactament per a les necessitats per a les quals es van proporcionar. Aquests poden ser rebuts en efectiu i de venda, bitllets de viatge, rebuts, actes i altres formes d’informació estricta.
Després de rebre cadascun d’aquests documents, és imprescindible comprovar si la data, l’import i les dades són llegibles.
L’empleat haurà de presentar tots els documents al departament de comptabilitat.
Què passa si l’informe de despeses s’emplena incorrectament
Si l’empleat va completar incorrectament o no va proporcionar un informe anticipat en un termini de 3 dies, l’autoritat de control considerarà els fons rebuts com a ingressos, en els quals caldrà calcular la prima d’assegurança i l’impost sobre la renda de les persones físiques. Si més endavant l’empleat encara proporciona tots els documents necessaris i un informe, el comptable haurà de fer un recàlcul.
Un empleat autoritzat de l’organització pot retenir l’import de l’import del qual no s’ha presentat l’informe, del salari de l’empleat.
Normes bàsiques per elaborar un informe anticipat
Les següents regles són el centre de la presentació d’un informe de despeses:
- L'informe anticipat haurà de ser recolzat en documents que confirmin els imports invertits.
- Els documents s’han de presentar com a màxim 3 dies hàbils després d’acabar el viatge de negocis, el període especificat pel gerent o des del moment d’anar a treballar després de la malaltia o les vacances.
- S'elabora un informe en un formulari especial núm. AO-1. També es permet utilitzar el formulari d’un informe previ, que és aprovat pel cap de l’organització.
- Només el gestor ha de ser responsable d'aprovar l'informe de despeses.
- L'empleat que ha gastat els diners l'emplena l'informe anticipat. A més, una informació ha de ser introduïda per un comptable.
Les dades següents s’han d’indicar a l’informe previ:
- Informació sobre l’empresa que va emetre els diners a l’empleat.
- Dades sobre l’empleat que va rebre fons de l’organització.
- El propòsit pel qual necessiteu proporcionar diners a un empleat de l'empresa.
- Import.
- Dades de totes les despeses amb confirmació.
- Balanç de fons, si n'hi ha.
Al final, l'empresa i els empleats del departament comptable posen signatures, que han emès els diners i han rebut la resta.
No cal posar segells a l'extracte anticipat. Això es deu al fet que el document és intern. I no va més enllà de l'organització. A més, des del 2016, totes les persones jurídiques, i no només els empresaris individuals, tenen tot el dret a no aprovar els seus documents amb els seus segells i segells.
L'informe s'omple en una sola còpia. Forma part de la documentació principal i no heu d’equivocar-vos en el disseny. Si per alguna raó no era possible evitar les taques o el farciment incorrecte, és millor agafar un formulari nou i emplenar-lo d’una altra manera.
Com emplenar un informe de despeses
Sembla que un document tan important per a la circulació interna hauria de ser molt difícil d’omplir. Però això és fonamentalment equivocat. Després d’haver-lo omplert per primera vegada, no hauria d’haver cap dificultat més endavant si cal tornar a omplir-lo.
Les dades les ha d’introduir l’empleat en l’ordre següent:
- Mitjançant les dades de registre de l’organització s’introdueixen el codi OKPO i el nom complet de l’empresa.
- A les columnes que hi ha al costat de la inscripció "Informe anticipat" cal posar el número del document i la data de la seva elaboració.
- A la dreta, és imprescindible deixar una mica d’espai lliure i buit. Serà necessari per als registres del cap de l'organització: l'import en paraules, la data d'aprovació de l'informe i la signatura.
- A continuació, tota la línia conté informació sobre l’empleat que va rebre els diners anticipats. Cal indicar en quina unitat estructural treballa, el seu cognom, nom, patronímic i càrrec. També s’indica el número de personal de l’empleat i per què es necessitava l’avanç.
D’aquesta manera es conclou la primera part de l’informe de despeses. A més, el formulari conté dues taules. Un d’ells també l’emplena l’empleat que va rebre els fons. Heu d'introduir l'import total del pagament anticipat i la moneda en què s'ha emès. A continuació s’ha d’indicar l’import del saldo o la despesa excessiva.
La segona taula la completa un departament de comptabilitat un especialista autoritzat. Ha de contenir dades sobre comptes comptables, subcomptes i fons que hi passin. Cal indicar el codi de la transacció i els imports exactes.
A sota de les taules, cal indicar quants documents s’adjunten a l’informe i quantes pàgines contenen aquests documents.
Un cop emplenades totes les columnes, el comptable principal ha de revisar els documents. Segons el resultat, ha d'indicar l'import de l'informe en una línia especial per a això.
A sota, el comptable i el comptable en cap han d’estar signats amb la seva transcripció. A més, s'hauria d'indicar a un empleat del departament de comptabilitat l'import del saldo o el recàlcul i el número de l'ordre en efectiu, a través del qual va passar aquest import. El caixer que va rebre el saldo o va emetre un import idèntic a la despesa excessiva també ha de signar l’extracte anticipat.
La següent part de l'informe financer és negociable. Ha de contenir tota la informació necessària sobre els documents, que confirmeu el fet que els fons es van invertir en les necessitats sol·licitades. En aquesta part, heu d'introduir les dades següents:
- Detalls de cada organització que ha emès el document.
- Data d'emissió.
- Nom.
- La quantitat exacta de diners gastats.
- El número del recompte pel qual es va publicar l'import indicat al document.
L'empleat ha de signar la seva signatura sota la taula en una línia especial. Així, confirmarà la veracitat de la informació especificada.
La part final de l'informe de despeses és la part de tall. Té un rebut del comptable, que emplena després de rebre documents de l’empleat que confirmen els diners gastats. A la part d’arrencada, cal indicar:
- Informació sobre l’empleat (nom complet).
- Número de l'informe i data d'emissió.
- L’import en paraules que s’ha emès a l’empleat.
- Nombre de documents d'informes que demostren els costos.
Després, el comptable posa la data i la signatura. La peça desmuntable s’ha de lliurar a l’empleat com a prova de les dades rebudes.
