La legislació vigent defineix un procediment específic per a la realització de transaccions en efectiu, l’observança del qual és supervisada pel Comitè Estatal de Control, les autoritats fiscals, els bancs i els òrgans de control intradepartamental. Si es detecta un error en omplir el llibre de caixa, s’acusa a l’empresa d’incomplir les regles per realitzar transaccions en efectiu, cosa que comporta certes sancions i auditories fiscals. Per evitar-ho, cal identificar i corregir l’error a temps.
Instruccions
Pas 1
Feu un informe sobre la identificació d’un error al llibre de caixa al nom del comptable en cap o del cap de l’empresa.
Pas 2
Nomenar una comissió per ordre de l'empresa signada pel cap, que serà l'encarregada de controlar la introducció dels canvis adequats a la caixa per corregir l'error.
Pas 3
Recupereu els informes de caixer completats incorrectament sota la supervisió de la comissió de l’arxiu o d’un altre lloc on estiguin emmagatzemats. Dur a terme la cancel·lació dels antics serveis de liquidació i efectiu omplerts incorrectament i emetre un nou servei de liquidació en efectiu. En aquest cas, la cancel·lació només es podrà realitzar quan s'hagi emès el servei de liquidació en efectiu a l'extracte.
Pas 4
Comenceu a corregir l’error del llibre de caixa. Al paràgraf 7, clàusula 4.2 del Reglament sobre transaccions en efectiu, es diu que no es permet fer correccions a la caixa, mentre que no hi ha prohibició directa de dur a terme aquesta operació. Utilitzeu el mètode correctiu especificat a la clàusula 4.2. Reglament núm. 88, segons el qual cal ratllar el número o el text incorrecte.
Pas 5
Després d'això, escriviu les dades correctes a la part superior, que es certifica amb la signatura del comptable en cap i de la caixa de l'empresa. La ratllada es realitza amb un sol cop perquè pugueu veure l’antiga entrada. Poseu les paraules "FIXAT" al costat de les signatures i indiqueu la data de les correccions.
Pas 6
Ratlla la pàgina en blanc si l’error és saltar una pàgina del llibre de caixa. Poseu la inscripció "CANCEL·LADA" i la data corresponent al costat del ratllat i, a continuació, certifiqueu els canvis amb la signatura del comptable en cap i del caixer.
Pas 7
De la mateixa manera, podeu corregir l'error, mentre es redacten fulls nous sense errors per substituir els cancel·lats. Aquest mètode és molt minuciós i laboriós i és adequat si necessiteu fer un gran nombre de correccions.
Pas 8
Elaboreu un extracte comptable que indiqui la causa i l’essència de l’error i les dades sobre la seva correcció. El certificat s’ha de certificar mitjançant la signatura del cap o comptable en cap de l’empresa.
