En la metodologia comptable, el sistema de comptes té un paper especial, amb la seva ajuda, la informació es mostra mitjançant el mètode de doble entrada. Els comptes afectats en una transacció comercial pel mètode de doble entrada s’anomenen comptes compensats.
Correspondència de comptes en comptabilitat
Les transaccions comercials produeixen canvis en el balanç que tenen una doble naturalesa. Afecten dues partides comptables interrelacionades i dues partides de balanç. Els comptes comptables han de reflectir l'estat dels mateixos objectes, així com el seu moviment, per tant, cada operació s'ha de mostrar en la mateixa quantitat en almenys dos comptes interconnectats. La doble entrada de dades de transaccions mostra les adreces d’aquestes relacions entre comptes, aquesta relació s’anomena correspondència de comptes. Els comptes corresponents es consideren comptes afectats en una transacció comercial pel mètode de doble entrada.
Elaboració de factures per correspondència
La doble entrada inclou tres components principals: una descripció de l’operació, dels comptes acreditats i debitats, i cadascun d’aquests components s’expressa en un import determinat. Als comptes se'ls assignen codis numèrics, els seus números i el contingut de l'operació es pot expressar utilitzant-ne el número i l'import. A cada transacció se li ha d’assignar un número seqüencial, que indica el reflex d’aquesta transacció comercial. A aquest efecte, es guarden llibres de caixa, revistes de registre i altres registres comptables.
Les transaccions comercials es registren a efectes de control, al principi es mostren en un registre cronològic com a acte completat, acompanyades de proves documentals, i després en el registre del sistema com a registre de transaccions en comptes compensatoris.
El valor de la doble entrada als comptes comptables
Com a regla general, el contingut de la transacció comercial no s’escriu als comptes comptables, es substitueix per una referència a un nombre específic i els resultats de la publicació als comptes s’expressen en un equivalent monetari. Una entrada doble conté informació que reflecteix els canvis en els objectes dels comptes compensats interconnectats, així com la naturalesa de la direcció del moviment dels objectes comptables. També conté tota la informació sobre els processos comercials en curs, s’utilitza per controlar la fiabilitat de les transaccions i comprovar la correcció del seu reflex en el sistema de comptes comptables. La fiabilitat s’aconsegueix conciliant els registres de les transaccions de dèbit i crèdit, així com els saldos dels comptes. Si no hi ha igualtat en la facturació i el saldo, això indica els errors que es van cometre en registrar dades als comptes.
