La preparació i l’enviament de casos a l’arxiu és una part integral del flux de treball. El seu registre comença a l'organització des del moment en què es presenten els documents i finalitza amb la transferència a l'arxiu al final de l'any natural o períodes d'emmagatzematge. En alguns casos, els fitxers es conserven durant més d’un any. Aquests inclouen, per exemple, documents relacionats amb els registres de personal.
Instruccions
Pas 1
Per tal que el procediment per arxivar casos a l'arxiu no trigui gaire, heu de seguir les regles per al seu registre durant el flux de treball actual. Quan traslladeu els casos a l’arxiu per a l’emmagatzematge permanent o temporal, heu de cosir documents, fulls numèrics, elaborar una inscripció final, si ho preveuen les instruccions de treball, i també elaborar un inventari intern.
Pas 2
Al mateix temps, el nom de l’organització o empresa, l’índex d’acord amb la nomenclatura dels casos, la data d’obertura i tancament del cas, així com el període d’emmagatzematge s’indiquen a la portada de l’expedient que s’entrega a l'arxiu.
Pas 3
Els documents que s’han d’arxivar s’emmagatzemen en una carpeta de tapa dura independent. Si el document té un valor particular, per regla general, no està cosit, sinó que es col·loca en un fitxer o sobre i s’adjunta a la caixa. Al final del cas cosit i numerat, es col·loca un full d’atestació i, al principi, un inventari intern. En aquest cas, el gruix de la caixa no ha de superar els 40 mm i el nombre de fulls no ha de superar els 250.
Pas 4
Per als casos emmagatzemats a l’arxiu de forma permanent, així com temporalment, però no inferior a deu anys, s’elabora un inventari per transferir els casos a l’arxiu. Al mateix temps, s’elabora un inventari separat per als documents relacionats amb els registres de personal. S'hi introdueixen els noms dels casos, a cadascun dels quals se li assigna un número de sèrie i també s'indica un codi de nomenclatura. Els inventaris es fan per duplicat si els fitxers romanen a l'arxiu de l'organització. Si els fitxers s'han de transferir als arxius estatals, n'hi hauria quatre exemplars.
Pas 5
Els casos subjectes a emmagatzematge després de finalitzar-los durant menys de deu anys es poden arxivar a criteri de la direcció de l'organització. La necessitat d’enviar casos dependrà de la càrrega de treball de l’arxiu, de la freqüència d’accés a documents antics, etc.
