Cada organització se sotmet a una auditoria almenys una vegada a l'any, al final de la qual s'escriu un acte. Es tracta d’un document que testimonia el fet de l’auditoria realitzada, elaborat per diverses persones alhora que són responsables financers o estan autoritzats a estar presents durant l’inventari. Algunes empreses tenen els seus propis formularis per escriure un acte d'auditoria, en aquest cas n'hi ha prou amb omplir els camps obligatoris. Si no hi ha cap formulari, l’heu d’escriure vosaltres mateixos.
És necessari
- Forma de l'acte, si n'hi ha;
- Esborrany de registres que es van escriure durant l'auditoria;
- Comissió de tres;
- Aplicacions (si cal).
Instruccions
Pas 1
A partir dels resultats de l’auditoria realitzada, es completa l’acte d’auditoria i la llista d’inventaris. Qualsevol acte l'emplenen almenys tres persones responsables. Abans d’iniciar l’auditoria, creeu una comissió, que també emplenarà aquest acte.
Pas 2
Deseu els esborranys de registres (que reflecteixen informació factual, contenen indicadors quantitatius) que feu durant l’auditoria, elaboreu una acta sobre la seva base.
Pas 3
Introduïu les dades necessàries de l'acte: el nom de l'organització i el nom del tipus de document (ACT). Hi ha d’haver una data (aquí hi ha la data d’elaboració del document, si l’acte es redacta al final de l’auditoria, que ha trigat uns quants dies, indiqueu el període de l’auditoria al text de l’acte) i el registre número del document. Indiqueu el lloc de compilació, escriviu un encapçalament al text. L'encapçalament de l'acte ha de començar amb les paraules: "Acte d'auditoria".
Pas 4
Escriu el text de l’acte. Hauria de ser dividit en dues parts, la part introductòria descriu la base sobre la qual es va dur a terme la revisió. Pot ser un document normatiu, un document administratiu o un acord que n'indiqui la data i el número. Tingueu en compte aquí la composició de la comissió, indiqueu el president. A la part principal, escriviu sobre els mètodes i el temps del treball realitzat, marqueu els fets establerts i, a més, no oblideu les conclusions, les propostes. També heu d’escriure conclusions en funció dels resultats de l’auditoria realitzada.
Pas 5
Al final de l’acte, no us oblideu de posar les signatures de la comissió, al final s’indica el nombre de còpies redactades i els seus destinataris. El nombre de còpies de l'acte d'auditoria varia en funció del nombre d'interessats a qui s'enviï aquest acte. A més, la majoria de les vegades el nombre ve determinat pels documents reguladors de l'organització.
Pas 6
Després de marcar el nombre de còpies de l'acte, escriviu sobre quins annexos hi ha disponibles, si n'hi ha.
