Per a les persones allunyades de la comptabilitat, és difícil entendre l’alegria d’un comptable que finalment va aconseguir equilibrar el saldo. Per què es donen situacions en què l’actiu i el passiu no poden convergir de cap manera i per què és necessari que convergeixin?
ABC de comptable
Per fer negocis de manera eficaç i prendre les decisions de gestió adequades a temps, heu de fer un seguiment dels processos empresarials i de les operacions comercials en curs en el moment actual. Per fer-ho, les dades de la documentació principal s’agrupen en comptes comptables, per què es sistematitzen, analitzen aquestes dades i la direcció de l’empresa és capaç d’extreure conclusions sobre els resultats dels seus esforços.
La comptabilitat es basa en el principi de la doble entrada: cada transacció comercial s’ha de reflectir al dèbit i al crèdit de comptes, és a dir, les adquisicions han de ser iguals a les despeses. No pot passar d’una altra manera, ja que els mitjans passen d’un estat a un altre, però no poden sorgir del no-res i desaparèixer sense deixar rastre. És a partir d’aquest principi que es construeix tot el sistema comptable i el mateix concepte de “saldo” significa igualtat quan s’observa aquesta regla.
Cada transacció comercial afecta dos comptes comptables: si es reben fons a la caixa, s’ha d’indicar l’origen del rebut; Quan es gasten aquests fons, la categoria de despeses es reflecteix a la comptabilitat: si es tracta d’un pagament al proveïdor, del salari d’un empleat o de pagaments d’impostos: per a cadascun d’ells hi ha una categoria al pla de comptes. A més, el principi de doble entrada exclou la possibilitat d’un error comptable: si es produeix, el saldo no es pot reunir.
Com es poden trobar errors a la comptabilitat?
Tots els errors de comptabilitat són de dos tipus: intencionats i no intencionats, però, amb més freqüència, es cometen els errors del sistema següents:
- durant la comptabilitat inicial, quan les transaccions es registren a la comptabilitat sense els documents adequats;
- en cas de registre improperi.
- en redactar entrades incorrectes. En aquest cas, les dades comptables es distorsionen;
- en l'avaluació, es pot associar amb infraccions a les regles de comptabilitat primària, el càlcul de la quantitat de deduccions per depreciació;
- Es poden produir errors específics quan els equips funcionen malament, quan s'utilitzen programes de comptabilitat incorrectes, quan es produeix un sobtat tall de corrent, quan s'introdueixen programes maliciosos al sistema.
En tots els casos, el mètode més eficaç per trobar errors en la comptabilitat és fer un inventari, quan el saldo real es concilia amb la comptabilitat. En aquest cas, és possible revelar els fets de registre incorrecte de valors i robatori. La reconciliació amb les contraparts en arribar i consumir articles d’inventari també ajudarà.
Quan es compila el balanç manualment, un comptable experimentat pot "a ull" veure transaccions incorrectes, així com fer un seguiment del moviment de fons en comptes de dèbit i crèdit. A més, és útil aplicar el mètode de control lògic, amb la creació de "punts de control", els valors dels quals en els informes correctes han de coincidir.
