L’eina principal per gestionar els fluxos financers de qualsevol empresa és el compte corrent. La seva gestió competent garanteix les liquidacions oportunes amb socis comercials, proveïdors i contractistes, empleats de l’organització i el pressupost. La regulació dels pagaments no en efectiu es pot dividir en 2 blocs: la realització de transaccions al compte corrent i el seu reflex en els comptes comptables.
Instruccions
Pas 1
Les petites empreses, per regla general, no tenen cap problema especial en l’organització dels pagaments: el treballador financer fa comandes, les porta al banc o les transmet telemàticament a través del sistema Client-Banc, rep extractes i les publica al programa comptable. Si parlem d’un holding que uneix diverses dotzenes de persones jurídiques, cal un sistema per gestionar el compte corrent.
Pas 2
Organitzeu la comptabilitat dels documents rebuts per pagament de les diferents divisions de l’empresa: registreu-los en un diari especial o fitxer electrònic amb accés a la xarxa local. Emmagatzemeu les factures, especificacions, notes de servei i altres aplicacions per transferir fons en diferents dispositius d’emmagatzematge sobre el tema pertinent: impostos, sous, pagaments als principals proveïdors, costos de serveis públics, liquidacions de préstecs, etc.
Pas 3
Quan feu ordres de pagament, comproveu detingudament les dades bancàries del destinatari, l'import del pagament i la seva finalitat. Ningú no és immune als errors, per tant, quan envieu pagaments ja fets per a la seva verificació i signatura al comptable en cap, adjunteu a cada comanda el document principal sobre la base del qual s’ha redactat.
Pas 4
Per regla general, és important que els empleats que han deixat una sol·licitud de pagament de despeses coneguin la data i el número de l’ordre de pagament. Per no deixar-vos distreure per les cerques amb cada pregunta, feu un registre diari consolidat de les transaccions del compte corrent. Ha de contenir informació sobre el destinatari, l'import i la finalitat del pagament, amb moltes persones jurídiques de l'empresa, sobre el pagador, així com el número de comanda.
Pas 5
Aquest registre de transaccions es pot compilar manualment, però la seva versió automatitzada serà la més òptima. La majoria de programes de comptabilitat tenen una funció similar o és possible crear-lo.
Pas 6
Per comoditat, guardeu un resum dels pagaments en un fitxer compartit o publiqueu-lo a la xarxa local de la vostra organització. D’aquesta manera, totes les parts interessades poden obtenir la informació que necessiten.
Pas 7
Per no perdre els terminis de pagament periòdics, elaboreu un calendari de despeses previstes: impostos, pagaments d’interessos sobre préstecs, trams regulars de contractes, etc.
Pas 8
Per reflectir correctament les transaccions del compte corrent a la comptabilitat, heu d’acord amb el comptable en cap per escriure transaccions estàndard i centrar-les en publicar extractes bancaris.
Pas 9
Assegureu-vos d’instal·lar el sistema "Client-Bank". Us permetrà evitar viatges diaris al banc i accelerar els pagaments, ja que el caixer no ha de processar-los manualment. Gairebé tots aquests programes admeten funcions d’intercanvi amb programes de comptabilitat: carregar ordres de pagament i descarregar extractes.
Pas 10
Per descomptat, l’automatització de les liquidacions no cancel·la els documents en paper, de manera que no oblideu rebre regularment extractes de compte del banc i transferir-los al departament de comptabilitat.
